El problema: la asistencia se pierde entre salas
En un evento de una sola sala, controlar el ingreso es suficiente. En un congreso con salas simultáneas, no: la gente entra al evento y después se reparte, cambia de sala a mitad de la jornada o se va antes. Saber que alguien entró no dice a qué sesiones asistió.
El resultado es conocido: listas de papel que alguien digita, un formulario por sesión que nadie llena completo, cupos de talleres que se controlan en una hoja de cálculo y certificados que se arman con combinación de correspondencia, uno por uno, sin saber con certeza quién estuvo.
Cómo funciona en Peewah
- Inscripción a sesiones y talleres, con cupo
- El evento general tiene su inscripción, y dentro de él cada taller, sesión o actividad tiene la suya.
- Cada actividad puede tener cupo propio: el formulario muestra cuántos lugares quedan y cierra cuando se llena.
- Sirve para talleres precongreso, cursos con práctica en grupos pequeños, visitas, almuerzos o cualquier actividad con capacidad limitada.
- Check-in en cada sala, no solo en la entrada
- Cada asistente tiene un QR único. En la puerta de cada sala se escanea con cualquier celular, desde el navegador, sin instalar una aplicación.
- Puedes tener varios puntos de check-in al mismo tiempo: uno por sala, uno por taller, uno en la entrada general.
- La asistencia se ve en vivo en el panel: cuántos hay en cada sesión mientras el evento ocurre.
- Certificados según la asistencia real
- El certificado se emite solo a quien asistió, validado por el check-in, y puede exigir un porcentaje mínimo de asistencia o un número mínimo de actividades.
- Se genera y se envía solo al cerrar el evento, por correo y WhatsApp, con verificación por QR. Ver certificados de asistencia.
- Se puede condicionar a responder la encuesta de satisfacción.
- Reportes por sesión
- Lista de asistentes de cada actividad, exportable a Excel.
- Quién se inscribió, quién asistió y quién abandonó en cada sesión: el soporte para auditorías, acreditación y reportes a patrocinadores.
Antes y después
| Con listas y formularios | Con Peewah | |
|---|---|---|
| Inscripción a talleres | Un formulario aparte por taller, cupos en una hoja de cálculo | Dentro del mismo registro, con cupo que se descuenta solo |
| Asistencia por sala | Listas firmadas o un formulario al final de cada sesión | QR escaneado en la puerta de cada sala, en vivo |
| Certificados | Combinación de correspondencia, uno por uno | Automáticos, solo para quien cumplió la asistencia mínima |
| Reporte final | Cruzar listas a mano | Exportación por actividad lista al cerrar |
Quién lo usa
- Fundación Valle del Lili: más de 500 eventos desde 2018, con 80 a 100 actividades académicas al año. Hoy saben cuántas personas se inscriben, asisten o abandonan cada actividad.
- ACMI, asociación médica: congresos de educación médica continua con certificados atados a la asistencia.
- Universidad Icesi: más de 150 eventos de todas las facultades en una sola plataforma.
Cuándo no lo necesitas
Si tu evento es una sola charla en una sola sala, un control de ingreso basta y un formulario simple puede alcanzar. El control por sesión vale la pena cuando hay salas en paralelo, talleres con cupo o un certificado que depende de cuánto asistió cada persona.