ACMI - Cómo una asociación médica redujo 80% del trabajo operativo en sus eventos

Perfil del cliente

La Asociación Colombiana de Medicina Interna (ACMI) es una asociación médica enfocada en educación médica continua. Desde hace décadas organiza congresos, eventos capitulares y actividades académicas para médicos internistas en Colombia. El equipo que opera los eventos es pequeño —tres personas— aunque en eventos grandes se apoyan en personal externo.

El desafío

Antes de trabajar con Peewah, la ACMI manejaba buena parte de sus eventos de forma manual:

• Inscripciones en Excel: los registros se consolidaban en hojas de cálculo, con el riesgo de errores y reprocesos que eso implica.
• Asistencia verificada a mano: la marcación de asistentes se hacía de forma presencial y manual.
• Escarapelas y certificados manuales: cada escarapela se diligenciaba a mano y los certificados se producían uno a uno.

El mayor dolor era el manejo de certificados. Emitirlos tomaba mucho tiempo, reexpedirlos cuando un asistente los perdía era complicado, y el problema se agravó con los procesos de recertificación médica, donde los profesionales necesitan esos soportes académicos como requisito obligatorio.

Además, la asociación estaba creciendo en eventos capitulares y necesitaba profesionalizar la operación para dar mejor servicio a sus asistentes.

La solución

El equipo encontró Peewah, probó la plataforma y validó el flujo completo antes de lanzar su primer evento. Desde entonces, la usan para gestionar toda la operación:

• Inscripciones en línea. Los asistentes se registran directamente en la plataforma, eliminando la consolidación manual en Excel.
• Emisión automática de certificados. La funcionalidad más crítica para la ACMI: los certificados se generan desde la plataforma y los asistentes pueden descargarlos cuando los necesitan, incluso meses después para procesos de recertificación.
• Control y estadísticas. El equipo tiene reportes claros del comportamiento y asistencia de cada evento.
• Eventos pagos con recaudo integrado. Integración con pasarelas de pago para gestionar cobros directamente desde la plataforma.
• Eventos presenciales e híbridos. Congresos de cientos de asistentes operados desde la misma herramienta.

Internamente, el trabajo se reparte de forma clara: una persona direcciona el evento, otra crea y maneja la parte de plataforma, y una tercera coordina reservas, conferencistas e inscripciones.

Beneficios

• Facilidad de uso. El equipo describe la plataforma como "amena" y sencilla. No requiere perfiles técnicos especializados ni gran capacitación para operarla.
• Soporte cercano. Uno de los mayores diferenciales que mencionan: rapidez, cercanía y apoyo constante, incluso asesoría en temas operativos como impresoras y montaje inicial.
• Certificados resueltos. Lo que antes era el mayor dolor operativo ahora funciona de forma confiable y automatizada, con acceso posterior para los médicos.
• Autonomía del equipo. Un equipo de tres personas opera toda la logística de eventos sin depender de perfiles técnicos ni terceros.

"La plataforma es muy amigable y es amena en todo."

"Una persona que apenas maneje un computador, lo básico, puede montar el evento."

"Siempre tuvimos el soporte de ustedes y eso fue un plus para nosotros."

Resultados

• 80% a 90% de reducción en el tiempo operativo asociado a tareas manuales.
• Digitalización completa de inscripciones y certificados.
• Acceso permanente a certificados para médicos que los necesitan en procesos de recertificación.
• Mayor claridad estadística al cerrar cada evento, con reportes de asistencia y comportamiento.
• Adopción rápida desde el primer evento, sin necesidad de capacitación extensa.

"El soporte que siempre tienen con sus clientes es muy importante."

"Nos aligera muchísimo, casi un 80%, un 90%."

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