Toda la información del evento, pero repartida por todas partes
La agenda está en un PDF que cambia a última hora. Los cambios de sala se anuncian por WhatsApp. Cada transmisión tiene un enlace diferente. Los patrocinadores necesitan que los asistentes encuentren sus stands.
Y cuando termina el evento, la encuesta y el certificado llegan por correo, cuando muchos asistentes ya han perdido el interés.
El problema no es la falta de información. Es que nadie sabe dónde encontrarla.
Una app puede resolverlo. Pero si exige instalar algo desde una tienda y crear una contraseña para un evento de dos días, termina añadiendo otra dificultad.
Más sobre esto en cómo hacer que los asistentes usen la app del evento y en la comparación de las mejores apps para eventos en Latinoamérica.
Del correo de inscripción a la app del evento
- Se inscribe. El asistente recibe su correo de confirmación.
- Abre el enlace. Llega directamente a su evento dentro de la app.
- Verifica su acceso. Escribe su correo, recibe un código de 6 dígitos y entra. No necesita contraseña. Si alguien reenvía su enlace, no puede acceder a su cuenta sin verificar el correo.
- La instala si quiere. Puede agregar la app a la pantalla de inicio de su celular desde el navegador, sin pasar por App Store ni Google Play.
La información que necesita, en el momento indicado
| Momento | Qué encuentra el asistente |
|---|---|
| Antes del evento | Cuánto falta, qué debe preparar y las actividades con cupo a las que puede inscribirse. |
| Durante el evento | El comunicado del día, las charlas en vivo, lo que ocurre en cada sala y personas que puede conocer. |
| Después del evento | La encuesta, el certificado y un resumen de lo que hizo durante el evento. |
Los horarios siempre se muestran en la zona horaria del evento, sin importar dónde esté el asistente. La app funciona en español e inglés, según el idioma de su celular.
Una agenda que ayuda a saber dónde estar y cuándo
- Agenda completa y Mi agenda, organizadas por día, con sesiones paralelas agrupadas y filtros por tema.
- Indicadores de «En vivo», «Cambió de sala» y «Quedan N cupos» en cada sesión.
- Inscripción a talleres y actividades con cupo desde la app. Si tienen costo, el asistente puede pagar en el mismo paso.
- Perfiles de conferencistas con su cargo, organización y sesiones.
- Indicaciones de Cómo llegar en Google Maps cuando una sala está en otra ubicación.
Transmisiones en vivo sin buscar enlaces
- Reúne las transmisiones de YouTube, Vimeo o una transmisión propia dentro de la app. Si utilizas Zoom, se abre el enlace de la reunión.
- Una cuenta regresiva anuncia cada charla y la transmisión cambia automáticamente a la siguiente cuando comienza.
- Puedes tener varios escenarios, cada uno con su propio programa, y mostrar los logos de los patrocinadores debajo del video.
Networking: descubre a quién conocer y por qué
- Recomendaciones de personas para conocer, con una explicación de por qué pueden conectar, a partir de lo que respondieron al inscribirse.
- Chat 1:1 dentro de la app, sin necesidad de compartir datos personales. Si la otra persona no está conectada, recibe un aviso por correo y WhatsApp.
- Intercambio de contactos cuando la otra persona acepta la solicitud, o mediante el QR de su credencial.
- Directorio de participantes con búsqueda y filtros, además de un chat abierto del evento para presentarse.
- Si organizas una rueda de negocios, los participantes encuentran sus citas, horarios y mesas asignadas. Para reuniones virtuales, tienen acceso a videollamadas.
Expositores que pueden mostrar su oferta y captar contactos
- Cada stand tiene su propio espacio con banner, descripción, video, documentos, sitio web y WhatsApp.
- El equipo del stand captura contactos escaneando el QR de los asistentes desde su celular. Los asistentes también pueden compartir sus datos con un toque.
- Los contactos se pueden descargar en CSV para hacer seguimiento comercial después del evento.
- Con el pasaporte de expositores, los asistentes reúnen sellos al visitar stands. Tú defines el premio y las condiciones para obtenerlo.
La encuesta y el certificado, sin buscar otro correo
Al terminar el evento, el asistente encuentra la encuesta y el certificado directamente en el inicio de la app.
Si todavía no puede descargar su certificado, la app le indica qué requisito le falta: cumplir la asistencia mínima, responder la encuesta o tener un tipo de entrada que lo incluya.
Conoce más sobre los certificados de asistencia.
¿Ya tienes un sistema de inscripción? No necesitas cambiarlo
Puedes ofrecer la app a tus asistentes aunque utilices otro formulario o plataforma de registro. Tienes dos opciones:
- Sube tu lista desde Excel. Tú mismo cargas el archivo en el panel de Peewah. Cada asistente podrá entrar con su correo.
- Conecta tu formulario con Zapier. Cada nueva inscripción crea automáticamente el registro del asistente en Peewah, sin copiar información a mano.
La app de tu evento, con tu propia marca
- Tus colores y tu banner. El color del evento aparece en los botones y las pestañas, y tu banner se muestra en el inicio.
- Sin menús vacíos. La app se configura automáticamente con la información que agregas en el panel de Peewah. Las secciones sin contenido no aparecen.
- Para distintos formatos. Funciona en eventos presenciales, virtuales e híbridos: congresos, convenciones, ferias, ruedas de negocios y cursos.