- El comité y el objetivo
Separa el comité científico, que decide el programa y evalúa los trabajos, del comité organizador, que maneja sede, presupuesto, patrocinios, inscripciones y logística. Define desde el inicio a quién va dirigido el congreso y si el certificado va a servir para recertificación, horas de formación o créditos: eso cambia cómo hay que controlar la asistencia.
- La convocatoria de trabajos
Publica las fechas de envío, el formato de los resúmenes y cómo se evalúan. Para recibir y evaluar trabajos por pares conviene una herramienta de gestión científica dedicada. Peewah no hace esta parte: se encarga de la inscripción, el cobro, la asistencia y los certificados.
- Las tarifas de inscripción
- Tarifas por tipo de asistente: profesionales, estudiantes, miembros de la sociedad, ponentes.
- Tarifas por fecha: inscripción temprana y tardía.
- Talleres precongreso con cupo y precio aparte.
- Cortesías para invitados, patrocinadores y prensa.
- La agenda y las salas
Cuando hay salas simultáneas, define el cupo de cada actividad y si el asistente debe inscribirse a ella. Si el certificado depende de la asistencia, decide desde ahora el mínimo: un porcentaje de sesiones o unas actividades obligatorias. Ver control de asistencia por sesión.
- Inscripciones y cobro
Un solo formulario por tipo de asistente, con el pago en el mismo paso. Si la sociedad o la institución ya tiene pasarela, cobra con ella y el dinero entra a su cuenta en el momento (cómo). Cada inscrito recibe su confirmación con código QR.
- Acreditación el día del congreso
Escanea el QR en la entrada y en cada sala, con varios puntos a la vez desde celulares. Así sabes quién llegó y quién asistió a cada sesión, que es lo que después sostiene el certificado. Ver acreditación con QR.
- Certificados y encuesta
Emite el certificado solo a quien cumplió la asistencia mínima, con las horas del congreso y un código QR para verificarlo. Condicionar la descarga a la encuesta de satisfacción sube mucho la tasa de respuesta.
Qué necesitas en cada etapa
| Etapa | Qué se necesita | ¿Lo hace Peewah? |
|---|---|---|
| Convocatoria y evaluación de trabajos | Recepción de resúmenes y revisión por pares | No |
| Inscripciones | Formularios y tarifas por tipo de asistente | Sí |
| Cobro | Pago en línea con la pasarela de la institución | Sí |
| Agenda y salas | Cupo e inscripción por actividad | Sí |
| Acreditación | QR en la entrada y en cada sala | Sí |
| Certificados | Solo para quien asistió, con verificación QR | Sí |
| Encuesta | Satisfacción, ligada al certificado | Sí |