Cómo hacer que los asistentes usen la app del evento

La app del evento casi nunca falla por falta de funciones. Falla porque el asistente no llega a abrirla. Para que la usen hay que quitar cada paso entre el correo que ya recibieron y la pantalla útil, y darles una razón para entrar desde el primer minuto.

Esta guía va en ese orden: primero cómo llega el asistente, después qué ve al entrar y por último por qué vuelve.

Por qué la gente no abre la app

Piensa en lo que se le pide a alguien que va a un congreso de dos días:

1. Buscar una app en la tienda, entre otras con nombres parecidos.
2. Descargarla, con el celular lleno o con datos limitados.
3. Crear una cuenta y una contraseña que va a olvidar.
4. Buscar el evento dentro de la app.
5. Descubrir qué hay ahí que no esté ya en el correo o en el grupo de WhatsApp.

Cada paso deja gente por el camino. Si además la agenda sigue llegando en PDF y los cambios de sala se avisan por otro canal, el asistente aprende que la app no hace falta, y no vuelve.

1. Que se abra desde el correo que ya reciben

El asistente ya abre un correo seguro: la confirmación de inscripción. Ese es el mejor lugar para entregar la app, mejor que un correo aparte o un cartel con un QR en la entrada.

• Un enlace que lleve directo al evento. No a una página de descarga ni a un buscador de eventos: a la agenda del evento al que se inscribió.
• Sin contraseña. Que entre con el correo con el que se inscribió y un código que le llega en ese momento. Así no hay nada que recordar ni que recuperar.
• Que funcione en el navegador. Si la app se puede usar sin descargarla, quien no quiere instalar nada igual entra. La instalación queda como opción para quien la quiera en su pantalla de inicio.
• Repite el enlace en los recordatorios de la semana y del día anterior, que también los abren.

2. Que lo primero que vean sea útil

La primera vez que alguien abre la app decide si vale la pena. Una pantalla de bienvenida genérica o un menú con doce iconos no responde la pregunta que trae: ¿qué hago ahora?

• Antes del evento: cuánto falta, qué preparar y las actividades con cupo a las que todavía se puede inscribir.
• Durante: la charla que está en vivo, lo que pasa en cada sala y el comunicado del día.
• Después: la encuesta y el certificado.

Y una regla simple: sin menús vacíos. Si el evento no tiene expositores, que no aparezca el menú de expositores. Una sección vacía le dice al asistente que la app está a medio hacer.

3. Que la información solo esté completa en la app

Si todo lo importante también llega por otro lado, la app sobra. No se trata de esconder información, sino de que la versión al día esté en un solo lugar:

• La agenda con los cambios de sala y de horario en el momento en que pasan.
• Los comunicados, con el del día arriba.
• Los cupos de talleres y actividades, que se acaban en tiempo real.

El correo y el WhatsApp siguen sirviendo para avisar, con un enlace que abra la app justo en ese aviso.

4. Darles una razón para volver

Las personas vuelven a la app cuando les resuelve algo que no tienen en otra parte:

• A quién conocer. Recomendaciones de personas con la razón de por qué les conviene hablar, a partir de lo que respondieron al inscribirse. Es la razón más fuerte en eventos donde la gente viene a hacer contactos. Más ideas en cómo incentivar el networking en tu evento.
• Intercambiar contactos escaneando el QR de la credencial, sin tarjetas de papel.
• El stand de los patrocinadores, con sus documentos y un botón para dejarles los datos. Le da al patrocinador algo que medir, y al asistente una razón para pasar por el stand. Ver cómo atraer patrocinadores a tu evento.
• El certificado al final, dentro de la app, con lo que le falta para descargarlo. Es la razón más clara para abrirla el último día.

5. Medir cuántos entraron, no cuántos descargaron

Las descargas no dicen mucho: alguien puede descargarla y no abrirla nunca, o usarla en el navegador sin descargar nada. Lo que sirve medir es:

• Cuántos inscritos entraron al menos una vez antes del evento y durante el evento.
• Cuántos guardaron sesiones, escribieron a alguien o intercambiaron contactos.
• Cuántos respondieron la encuesta y descargaron el certificado desde la app.

Con esos tres datos sabes en qué paso se quedan, y qué ajustar para el siguiente evento.

Un resumen para tu próximo evento

Cómo lo resuelve Peewah

La app para eventos de Peewah sigue esta lógica: el asistente se inscribe y el correo de confirmación lo lleva directo a su evento, donde entra con un código de 6 dígitos, sin contraseña ni tienda de apps. El inicio cambia según el momento del evento, los menús sin contenido no aparecen, y al cierre el asistente encuentra la encuesta y el certificado. Si inscribes con otra herramienta, puedes subir tu lista desde Excel o conectar tu formulario con Zapier.

¿Quieres verla con tu evento? Agenda una demostración.