Universidad Icesi - Centralizando procesos y potenciando eventos pagados

Perfil del cliente

Ubicada en Cali, la Universidad Icesi es una institución privada con más de 6 000 estudiantes de pregrado y 27 programas activos. Además de su reputación académica, la universidad se considera un centro de convenciones donde cada facultad quiere visibilizar sus avances, fomentar el debate y acercar la academia a la comunidad. Para ello organizan conferencias, talleres, simposios, ferias de carreras como el Open House y ceremonias de grado.

El desafío

Durante años, cada facultad organizaba sus eventos por separado. Las tareas se repetían: solicitar presupuestos, coordinar con contabilidad para pagos, negociar con proveedores. Se utilizaba un software open source que centralizaba inscripciones en línea, pero carecía de funciones clave como pagos integrados, emisión de certificados y estadísticas. Para mantenerlo actualizado se requerían recursos de desarrollo que no pertenecían al core de la universidad. La experiencia del usuario tampoco era satisfactoria: los profesores y estudiantes, acostumbrados a aplicaciones modernas, se sentían desmotivados por la interfaz anticuada. Además, gestionar eventos pagos implicaba solicitudes manuales a contabilidad y seguimientos de correos electrónicos.

El reto consistía en estandarizar la gestión para las diferentes facultades, ofrecer una experiencia sencilla y profesional a los organizadores y asistentes, y permitir la venta de entradas pagas sin complicaciones.

La solución

Peewah presentó a Icesi un paquete integral que iba más allá de las inscripciones:

• Eventos en menos de 5 minutos. Los organizadores podían crear su página web personalizada, configurar entradas gratuitas o pagas, añadir formularios de registro y publicar la convocatoria en redes o correos de inmediato.
• Pagos en línea y facturación automatizada. La plataforma se sincronizó con la cuenta bancaria de la universidad, permitiendo cobrar de forma segura y emitir facturas sin intervención humana. Esto redujo los cruces entre organizadores y contabilidad.
• Certificados de asistencia configurables. Dependiendo de los parámetros del evento, el sistema generaba certificados y los enviaba por correo a quienes cumplieran con el porcentaje mínimo de asistencia.
• Centro de eventos unificado. El área de Multimedios centralizó el acceso y la administración, mientras que cada facultad podía gestionar sus propias páginas y participantes de manera autónoma. Esto consolidó toda la información en un solo lugar y facilitó el seguimiento de solicitudes a través del Sistema de Gestión de Solicitudes (SGS).
• Estadísticas y marketing. Los organizadores accedían a reportes detallados de inscripciones, asistentes, intereses y ventas; las áreas de mercadeo podían segmentar y dirigirse mejor a su público. Además, Peewah permitía crear encuestas cerradas para medir la satisfacción de cada evento.
• Diseño y experiencia modernas. Al migrar a Peewah, los usuarios encontraron una interfaz intuitiva y actualizada, alineada con sus expectativas frente a otras apps populares. Los estudiantes y profesores pudieron gestionar sus inscripciones y pagos con la misma facilidad que usan otras plataformas cotidianas.

Beneficios

La migración a Peewah trajo consigo múltiples ventajas para Icesi:

• Estandarización y eficiencia. Se eliminaron procesos repetitivos; el área de Multimedios actuó como un hub para todas las facultades, liberando al personal de tareas administrativas y evitando duplicidades.
• Más eventos pagos y rentable monetización. Al facilitar el cobro en línea y la facturación automática, se animó a las facultades a organizar eventos pagos que antes eran difíciles de gestionar, lo que generó nuevos ingresos para la Universidad.
• Protección de datos y cumplimiento normativo. La plataforma centralizada garantizó el manejo responsable de los registros y la trazabilidad de la información, respaldando la reputación de la institución.
• Indicadores en tiempo real. Directivos y organizadores acceden a estadísticas actualizadas que sirven para medir el impacto de cada evento y tomar decisiones basadas en datos.
• Experiencia de usuario superior. Profesores y estudiantes utilizan una herramienta moderna, intuitiva y adaptable a distintos tipos de eventos, ya sean académicos, de mercadeo o ceremonias.
• Sostenibilidad. Se eliminó casi por completo el uso de material físico gracias a los códigos QR y la digitalización de certificados y documentos.

Resultados

En menos de dos años de uso, la Universidad Icesi evidenció una transformación en la gestión de sus eventos:

• Más de 150 eventos generados con Peewah, que sumaron 49 000 inscripciones y 21 000 asistentes.
• Incremento considerable de eventos pagos, impulsado por la facilidad de cobro y facturación en la plataforma.
• Adopción universal de Peewah entre las distintas facultades y departamentos, eliminando dependencias del software anterior y reduciendo el tiempo de soporte y capacitación.
• Mejoras de reputación y satisfacción entre asistentes y organizadores, que destacaron la simplicidad del proceso y la transparencia en la gestión.

Próximos pasos

Icesi continúa ampliando el uso de Peewah, integrándola con sus propios sistemas académicos y de gestión. La universidad explora nuevas funcionalidades como análisis predictivo para proyectar la demanda de eventos y personalizar las comunicaciones a diferentes públicos. También busca aprovechar las herramientas de marketing de la plataforma para nutrir su base de datos y fortalecer la relación con la comunidad universitaria y externa.