Fundación Valle del Lili - Centralizando la gestión de más de 500 eventos académicos

Perfil del cliente

La Fundación Valle del Lili (FVL) es un hospital universitario de alta complejidad en Cali. Para conservar su acreditación como Hospital Universitario y sostenerse en los rankings internacionales, la educación continuada es un pilar: cada año programan entre 80 y 100 congresos, cursos y jornadas clínicas dirigidas a médicos, enfermeras y equipos de apoyo. El equipo central de eventos lo conforman tres personas que operan toda la logística (montaje, conferencistas, patrocinios); mercadeo y diseño aportan dos perfiles adicionales para difundir cada actividad con email marketing, pauta y piezas gráficas.

El desafío

Hasta 2018 la operación de eventos era “muy manual”. Cada servicio clínico debía encargarse de todo: abrir formularios, consolidar listas en Excel, validar pagos, enviar certificados y reportar resultados. Las principales consecuencias:

• Cuellos en la información: no existía una fuente única de inscritos o asistentes; los reportes dependían del voluntario que apoyara el evento. Los listados impresos generaban errores de transcripción y riesgo legal en el manejo de datos personales.
• Pagos y certificados lentos: la pasarela institucional no estaba diseñada para eventos, los pagos debían conciliarse a mano y los certificados se enviaban uno a uno por correo PDF.
• Baja trazabilidad: no había estadísticas confiables para auditorías internas ni los requisitos del Ministerio para mantener la certificación como hospital universitario. Un hallazgo de auditoría en 2018 obligó a acelerar la automatización.
• Dependencia del solicitante: médicos y enfermeras terminaban resolviendo logística en vez de enfocarse en el contenido científico.

Además de la presión interna, la fundación necesitaba un proveedor con soporte cercano. La experiencia con herramientas genéricas (Forms, Vimeo, Teams) mostraba que, sin acompañamiento, el área no podía sostener 80‑100 eventos académicos y otros programas con pacientes.

La solución

FVL eligió Peewah para estructurar el centro de eventos institucional porque combinaba tecnología + equipo local. El despliegue incluyó:

• Registro en una sola plataforma. Cada evento tiene su landing y formulario con cupos, tarifas y segmentos (médicos, estudiantes, proveedores). La subdirección de Educación habilita plantillas que los coordinadores pueden clonar y mercadeo ancla sus campañas al mismo link, lo que evita duplicar datos.
• Automatización de certificados y constancias. Una vez validada la asistencia, la plataforma emite certificados con las horas aprobadas y los envía automáticamente.
• Check-in con códigos QR. El personal de logística escanea en segundos y obtiene cifras de ocupación en tiempo real, lo que elimina los cuellos de las listas impresas y facilita atender eventos con 400 inscritos (150‑200 asistentes en promedio).
• Dashboards de cumplimiento. El equipo ahora dispone de estadísticas confiables para auditorías internas, dirección general y calidad; incluso rastrean el origen de los registros para medir qué campañas o asociaciones generan más asistencia.
• Acompañamiento continuo. El soporte de Peewah resuelve dudas sobre carga de formularios, ajustes de agenda y mejores prácticas, y prepara sesiones formativas para nuevos coordinadores o áreas como Promoción y Prevención.
• Eventos híbridos en un solo proveedor. Al integrar registro, streaming y comunicaciones, pudieron lanzar eventos híbridos sin contratar múltiples herramientas.

Beneficios

• 40% menos trabajo manual en la consolidación de registros, generación de certificados y seguimiento a pagos.
• Responsabilidades claras: la subdirección de Educación administra la plataforma mientras los médicos se concentran en el contenido académico.
• Visibilidad completa: ahora saben cuántas personas se inscriben, asisten o abandonan cada actividad y cuentan con reportes listos para auditorías.
• Mejor experiencia para asistentes: los participantes reciben confirmaciones y certificados en minutos; la mesa de registro dejó de depender de carpetas impresas. Incluso cuando surgen dudas (campos de tratamiento de datos, despliegues de país/departamento), el equipo puede ajustarlos sin tocar código.
• Soporte estratégico: al tener un aliado cercano, pueden lanzar eventos híbridos o virtuales con la misma confianza operativa que los presenciales y recibir documentación sobre “errores frecuentes” para solucionar incidentes sin TI.

“Es una plataforma especializada para eventos académicos: todo queda en un solo lugar y tenemos respaldo inmediato cuando algo pasa.”

Resultados

• Más de 500 eventos operados con Peewah desde 2018, incluyendo 80‑100 actividades académicas cada año.
• 40% de ahorro en horas manuales dentro del equipo de Educación.
• Operación lista para auditorías con reportes exportables, trazabilidad por servicio y cumplimiento normativo en datos personales.
• Adopción transversal: médicos, enfermería y áreas administrativas trabajan sobre el mismo sistema; Mercadeo, Diseño y Promoción y Prevención tienen visibilidad del desempeño.
• 270 000 registros gestionados en estos años, con trazabilidad completa para cumplir normas de datos personales.

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Si tu institución académica o de salud necesita centralizar eventos, reducir trabajo manual y asegurar datos confiables para auditorías, conversemos. Escríbenos aquí y te acompañamos a replicar el modelo de la Fundación Valle del Lili.