Universidad de San Buenaventura Cali - Control de aforo en graduaciones con un solo código QR

Perfil del cliente

La Universidad de San Buenaventura Cali es una institución de educación superior que organiza eventos comerciales de gran escala —como el Full Day, su Open Campus con más de 1,000 inscritos— y cuatro ceremonias de grado al año: dos de pregrado y dos de posgrado.

El desafío

Las ceremonias de grado son uno de los momentos más importantes para cualquier universidad. En el caso de San Buenaventura, cada semestre se gradúan aproximadamente 440 personas, y cada graduando tiene derecho a tres acompañantes. Eso significa coordinar el ingreso de cerca de 1,760 personas por ceremonia entre graduandos e invitados.

Antes de trabajar con Peewah, el control de acceso funcionaba así:

• Listas manuales en portería. Cada graduando tenía asignado un número de invitados. Al llegar un familiar, decía el nombre del graduando y alguien en la puerta tachaba una entrada en la lista.
• Sin control real de cupos. No había forma confiable de saber si un graduando ya había usado sus tres entradas. Los familiares llegaban en diferentes momentos y la verificación dependía de quién estuviera en la puerta.
• Filas y cuellos de botella. El proceso manual generaba filas largas en la entrada. Cada verificación tomaba tiempo y cualquier confusión con nombres o números detenía la fila.

En un primer intento de solución, intentaron que cada familiar se registrara individualmente. Pero coordinar que tres o cuatro personas diferentes completaran un registro resultó igual de complejo.

La solución

Junto con el equipo de Peewah, diseñaron un flujo donde el control recae en una sola persona: el graduando.

• El graduando se registra una sola vez. Al completar su registro, recibe un código QR único que funciona como entrada para él y sus invitados.
• El QR tiene un límite de lecturas. Si el graduando tiene derecho a tres invitados, el código se puede leer un máximo de tres veces en la puerta. Al cuarto intento, el sistema lo rechaza automáticamente.
• Verificación instantánea en la entrada. El personal de logística escanea el QR con un celular. En un segundo sabe si el código es válido, cuántas entradas quedan y a qué graduando corresponde.
• Datos en tiempo real. El equipo puede ver en cualquier momento cuántas personas han ingresado, cuántos cupos quedan por graduando y si hay algún problema.

Beneficios

• Control exacto de aforo. Cada graduando tiene un número definido de entradas y el sistema lo hace cumplir automáticamente. No hay margen para error humano ni para excepciones no autorizadas.
• Filas más rápidas. Escanear un QR toma un segundo. No hay que buscar nombres en listas, no hay confusión con apellidos similares, no hay dependencia de quién esté en la puerta.
• Un solo registro, múltiples entradas. El graduando se encarga de todo. No hay que coordinar que tres familiares completen formularios individuales.
• Visibilidad para el equipo. El dashboard muestra el estado del ingreso en tiempo real, lo que permite tomar decisiones operativas durante la ceremonia.

Resultados

• ~1,760 personas controladas por ceremonia con un sistema de QR con límite de lecturas.
• 4 ceremonias al año (2 pregrado + 2 posgrado) operadas con el mismo flujo.
• Eliminación de listas manuales en portería, reemplazadas por escaneo digital.
• Proceso replicable semestre a semestre sin reconfiguración.

Más allá de las graduaciones

Además de las ceremonias de grado, la universidad utiliza Peewah para sus eventos comerciales más grandes. El Full Day —su Open Campus— recibe más de 1,000 inscritos con una asistencia de 500 personas, y para 2026 la meta es alcanzar 2,000 inscripciones. El equipo también está explorando funcionalidades que aún no ha utilizado, como eventos híbridos, encuestas de satisfacción y medición de canales de adquisición.

"Yo no cambiaría en este momento a Peewah por nada." — Juliana Castaño

¿Tu universidad necesita controlar el aforo de sus graduaciones?

Si organizas ceremonias de grado y todavía dependes de listas en la puerta, conversemos. Escríbenos aquí y te mostramos cómo funciona el flujo de QR con límite de entradas.