Universidad de La Sabana - El reto de registrar a 11 000 estudiantes en menos de 2 horas

Perfil del cliente

La Universidad de La Sabana, ubicada en Chía (Cundinamarca), es una de las instituciones privadas más reconocidas de Colombia. Con más de 11 000 estudiantes y 129 programas activos, el Open Campus (o Open House) es su evento anual más importante: convoca a estudiantes de último año de colegios de Bogotá y alrededores y es responsable de entre el 30 % y el 40 % de las matrículas de pregrado.

El desafío

La Sabana se enfrentaba a varios retos simultáneos:

• Recibir a más de 10 000 estudiantes en dos días y registrarlos de manera ordenada en menos de dos horas, sin sacrificar la posibilidad de capturar datos valiosos sobre sus intereses académicos.
• Superar experiencias previas negativas con operadores logísticos y otras plataformas, que los dejaron sin parte de la información y generaron desconfianza entre organizadores y proveedores.
• Encarar un público poco convencional: estudiantes de colegio y sus profesores, acostumbrados a procedimientos sencillos y comunicación directa.

El éxito del evento dependía de lograr un proceso ágil que redujera filas, generara datos útiles y proporcionara una experiencia memorable para los estudiantes.

La solución

Para convencer a la Universidad del potencial de Peewah, el equipo asumió la operación completa del evento, desde la plataforma tecnológica hasta la logística en campo. Las piezas clave fueron:

• Registro mixto y validación de datos. Se habilitó un sitio web para que los estudiantes se inscribieran de forma individual y se permitió a los profesores cargar listados en Excel para los grupos numerosos. Peewah supervisó estas cargas para garantizar la consistencia y evitar datos incompletos.
• Invitaciones con códigos QR. Cada estudiante recibió un correo con un QR único; en algunos colegios con muchos alumnos se enviaron paquetes PDF con los QRs individuales para agilizar la entrega. Este código era la llave para registrarse en el evento y también para marcar los intereses en los distintos stands.
• Operación logística coordinada. Se diseñaron varios planes de contingencia (A, B, C, D y E) junto con un proveedor logístico aliado de Peewah. El personal de La Sabana también colaboró activamente, lo que permitió responder a cambios de última hora y acelerar los registros.
• Medición de intereses y satisfacción. Durante el evento se ubicaron personas en cada stand académico con lectores de códigos QR para registrar a qué carreras se acercaban los estudiantes. Al finalizar, se enviaron encuestas cerradas a los asistentes mediante enlaces únicos, garantizando respuestas fiables y asociadas a cada participante sin exponer sus datos.

Beneficios

La ejecución del Open Campus con Peewah demostró que una plataforma y una operación adecuadas pueden transformar la experiencia de un evento masivo:

• Ingreso rápido y sin filas: más de 11 000 estudiantes accedieron al campus en menos de 90 minutos cada día, evitando aglomeraciones y estrés.
• Captura de intereses por carrera: el escaneo de QRs en los stands proporcionó a la Universidad un mapa claro de qué programas generaron mayor interés, fundamental para sus decisiones de mercadeo y oferta académica.
• Encuestas fiables y segmentadas: los organizadores midieron la satisfacción con un índice del 92 % para el proceso de registro, obteniendo más de 6 000 respuestas y pudiendo relacionar cada una con su asistente correspondiente.
• Procesos flexibles para docentes y estudiantes: la separación de formularios individuales y grupales evitó sobrecargar a los profesores y disminuyó los errores en la captura de datos.
• Confianza restaurada: al coordinar la logística y la tecnología en un solo equipo, La Sabana recuperó la confianza en la organización de eventos y ahora utiliza Peewah como herramienta institucional.

Resultados

Los números del Open Campus 2020 hablan por sí solos:

• 13 976 inscritos, de los cuales 11 051 asistieron (79,1 % de participación).
• Más de 16 000 check‑ins en los diferentes programas académicos durante los dos días de evento.
• Tiempo de registro menor a 90 minutos para más de 6 000 asistentes diarios.
• 6 144 respuestas a las encuestas de satisfacción; el 92 % calificó positivamente el proceso de registro.
• 80 % de los asistentes ingresó con su código QR sin requerir registro adicional.

Próximos pasos

La Universidad busca optimizar aún más las inscripciones grupales; evalúa eliminar la carga de archivos para profesores y enviar un enlace individual a cada estudiante. También pretende explotar los datos recolectados para dirigir sus esfuerzos de mercadeo e invertir en nuevos canales de comunicación. Tras comprobar el valor de Peewah en su evento estrella, La Sabana planea extender el uso de la plataforma a sus otras actividades institucionales.