Fundación Santa Fe de Bogotá - De procesos manuales a una operación de eventos centralizada

Perfil del cliente

La Fundación Santa Fe de Bogotá es una de las instituciones de salud más reconocidas de Colombia. Su área de educación continuada organiza eventos académicos de forma permanente: congresos, simposios, cursos y capacitaciones dirigidos a profesionales de la salud. Los eventos varían en formato —virtuales, presenciales e híbridos— y pueden incluir traducción simultánea cuando participan conferencistas internacionales.

El desafío

Antes de trabajar con Peewah, la operación de eventos tenía varios puntos de fricción:

• Inscripciones con formularios genéricos. Usaban Google Forms para registrar asistentes. Los datos se descargaban manualmente y al consolidarlos descubrían que entre el 10% y el 20% eran registros duplicados de personas que se inscribían varias veces.
• Certificados con Moodle. Para entregar certificados, debían crear usuarios y contraseñas en un Moodle, luego enviar correos individuales indicando cómo ingresar, contestar la encuesta y descargar el certificado. El proceso era complejo y dependía de intervención manual en cada paso.
• Recordatorios manuales. Antes de cada evento, el equipo enviaba correos de recordatorio uno por uno. En eventos de varios días, la asistencia caía progresivamente: de 100 asistentes el primer día a 30 o 40 el último.
• Mesa de registro tercerizada. Para eventos presenciales, contrataban una empresa externa que operaba la mesa de registro por separado, lo que generaba costos adicionales y datos fragmentados entre dos sistemas.
• Pagos manuales. Los participantes pagaban y el equipo debía subir los comprobantes manualmente a la plataforma. Si alguien pagaba después de las 6 de la tarde, no recibía su acceso hasta la mañana siguiente.

La solución

El equipo de educación continuada adoptó Peewah para centralizar toda la operación de eventos en una sola plataforma:

• Registro sin duplicados. Cada asistente se registra directamente en la plataforma. No hay formularios externos, no hay descarga de Excel, no hay duplicados.
• Certificados automáticos con verificación QR. Al finalizar el evento, los certificados se generan con los logos y firmas que la fundación define y se envían automáticamente. Cada certificado incluye un código QR verificable, lo que le da validez institucional sin diseño externo ni envíos individuales.
• Encuestas integradas al certificado. La encuesta de satisfacción se vincula como requisito para descargar el certificado, garantizando tasas de respuesta altas sin gestión adicional.
• Recordatorios automáticos por correo y WhatsApp. Las confirmaciones de inscripción y los recordatorios antes de cada evento se envían automáticamente, incluyendo WhatsApp para los asistentes que no revisan el correo frecuentemente.
• Campos personalizados en notificaciones. El equipo utiliza campos personalizados en los correos de confirmación para incluir información específica del evento: ubicación detallada, instrucciones de acceso y agenda del día.
• Eventos híbridos en una sola herramienta. Ya sean virtuales, presenciales o híbridos, toda la operación corre sobre la misma plataforma con la configuración adecuada para cada modalidad.

Beneficios

• Eliminación de reprocesos. Lo que antes requería descargar formularios, limpiar duplicados, crear usuarios en Moodle y enviar correos individuales ahora sucede de forma automática.
• Ahorro en costos de mesa de registro. Con la impresión de credenciales desde Peewah, la fundación unifica registro, check-in y credenciales en un solo sistema.
• Mayor asistencia en eventos de varios días. Los recordatorios automáticos por correo y WhatsApp ayudan a que los asistentes recuerden conectarse cada día, reduciendo la caída de asistencia progresiva que experimentaban.
• Cumplimiento en tratamiento de datos personales. Al registrarse directamente, cada asistente acepta el tratamiento de datos desde su propio dispositivo, con evidencia de IP y consentimiento. Esto es crítico para instituciones de salud sujetas a regulación de la Superintendencia.
• Soporte inmediato. El equipo destaca la velocidad del soporte como uno de los mayores diferenciales frente a otros proveedores de tecnología.

"Peewah es la herramienta más completa que conozco. Yo no la cambiaría por nada."

"El soporte que ustedes me dan no es 'espéreme', sino 'miremos cómo solucionamos'. Eso para mí es supervalioso."

"Todas las mejoras que han hecho hacen que Peewah sea una plataforma mucho más robusta y completa."

Resultados

• Centralización completa de inscripciones, certificados, encuestas y comunicaciones en una sola plataforma.
• Eliminación del proceso de Moodle para certificados, reemplazado por generación y envío automático con QR verificable.
• Datos limpios sin registros duplicados ni errores de digitación manual.
• Adopción de WhatsApp como canal de recordatorio, con miles de mensajes enviados en la primera semana.
• Proceso de unificación de eventos presenciales en curso, con ahorro proyectado en costos de mesa de registro tercerizada.
• Cumplimiento normativo en tratamiento de datos personales con evidencia de consentimiento por dispositivo.

"Definitivamente lo que nos ha facilitado el trabajo es mucho. Certificados, encuestas, tener todo en un solo lugar, eso es lo que estamos buscando."

"Me alegró un montón las notificaciones por WhatsApp. Ese recordatorio seguramente nos ha ayudado a incrementar la tasa de participación."

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Si tu institución de salud necesita centralizar la gestión de eventos académicos, automatizar certificados y eliminar procesos manuales, conversemos. Escríbenos aquí y te acompañamos paso a paso.