Comfenalco Valle - Digitalización para más de 100 eventos al año

Perfil del cliente

Comfenalco Valle es una Caja de Compensación Familiar con presencia en varias ciudades del Valle del Cauca (Cali, Palmira, Buga, Tuluá, Buenaventura, Cartago y Caicedonia). Ofrece servicios de recreación, educación, vivienda, cultura, turismo, salud y créditos a sus afiliados y sus familias. Para el bienestar de sus afiliados organiza conferencias, obras de teatro, conciertos y pasadías de manera regular.

El desafío

La organización entregaba más de 70 000 boletas físicas cada año para más de 100 eventos. Este proceso manual tenía múltiples puntos críticos:

• Largas filas en las sedes para reclamar boletas, lo que desalentaba la participación.
• Poca visibilidad sobre quiénes retiraban las boletas y quiénes finalmente asistían a los eventos.
• Dificultad para coordinar la logística entre las siete sedes, cada una con su propio equipo y diferentes niveles de experiencia.
• Tiempo y esfuerzo del personal destinados a imprimir, distribuir y contabilizar boletas, en lugar de enfocarse en el contenido y la experiencia del afiliado.

Comfenalco Valle buscaba una solución que les permitiera digitalizar todo el proceso de registro y acceso, obtener datos confiables en tiempo real y simplificar la vida tanto de sus equipos como de sus afiliados.

La solución

Tras evaluar varias alternativas, la Caja eligió Peewah por su flexibilidad, facilidad de uso y capacidad de integrarse con sistemas internos. Con la plataforma pudieron:

• Crear sitios web en minutos para cada evento, con formularios personalizados que validan el estado de afiliación y permiten seleccionar entradas gratuitas o de pago.
• Emitir boletas digitales directamente al correo de los afiliados. El sistema se conecta a la base de datos en línea, de modo que sólo las personas con derecho a beneficio pueden reclamar entradas. Quien ingresa su documento puede además escoger entradas para su grupo familiar.
• Digitalizar el control de acceso mediante códigos QR. Los asistentes llevan su boleta en el teléfono y el personal sólo necesita escanearla con la app Peewah Check‑in para registrar la asistencia en segundos.
• Centralizar la gestión de todos los eventos, permitiendo a cada sede operar de manera autónoma pero con criterios uniformes. Los datos de inscripciones, asistencia y comportamiento se sincronizan automáticamente con los CRM y sistemas de información de Comfenalco.
• Analizar la estadística en tiempo real, incluyendo número de inscritos, porcentaje de asistencia, visitas a las páginas de registro, abandonos, y segmentación por sede o tipo de evento.

Beneficios

Con la adopción de Peewah, Comfenalco Valle experimentó mejoras tangibles en la operación y en la experiencia de sus afiliados:

• Eliminación de filas y desplazamientos: los afiliados reclaman sus boletas desde cualquier lugar y dispositivo, evitando desplazarse a sedes físicas y esperar turnos.
• Equipos más eficientes: el personal ya no dedica horas a imprimir y distribuir boletas, ni a realizar conteos manuales; se concentra en la planeación de actividades y en la atención al usuario.
• Trazabilidad total: la organización sabe quién se registró, quién asistió y quién no. Puede segmentar la información por sede, tipo de evento o grupo poblacional.
• Datos para marketing: al integrar correos electrónicos y estadísticas de comportamiento, se actualizaron miles de registros y se abrió la puerta a nuevas campañas de mercadeo y fidelización basadas en datos.
• Reducción de costos: al eliminar boletas físicas y procesos manuales se logró un ahorro de más del 65 % en los costos de gestión de eventos.

Resultados

En menos de dos años, Comfenalco Valle convirtió completamente su modelo de gestión de eventos:

• Más de 160 eventos gestionados digitalmente y más de 130 000 boletas emitidas a través de la plataforma.
• Un evento para más de 9 000 asistentes en Buenaventura, operado con total fluidez gracias a Peewah.
• Ahorro del 65 % en costos operativos, producto de la digitalización y eliminación de material impreso.
• Actualización de miles de datos de afiliados, lo que permitió lanzar campañas de email marketing segmentadas y fortalecer la relación con las familias.

Próximos pasos

El equipo de Comfenalco Valle planea integrar aún más la plataforma en sus procesos internos y aprovechar la analítica para predecir el comportamiento de sus afiliados. Esto les permitirá mejorar la planificación de eventos y ofrecer contenido cada vez más relevante. También exploran implementar estrategias de marketing digital basadas en la información acumulada para aumentar la participación y satisfacción de sus afiliados.