Hacer un evento puede ser realmente simple
Organizar eventos en la Era del Conocimiento resulta mucho más simple que hace un par de años. Para empezar, anteriormente las invitaciones a los eventos se debían imprimir y enviar con un tiempo determinado a todos los invitados, incurriendo en altos gastos de impresión, envíos y por supuesto, daños al medio ambiente; ahora, las invitaciones se pueden enviar online, llegando a más personas, con menos dinero y cuidando el planeta.
Referente a las invitaciones, también es indispensable conocer los servicios gratuitos que nos permiten crear eventos virtuales. Google+, Facebook, LinkedIn, entre otras plataformas, tienen la opción de crear eventos e invitar a los diferentes públicos de interés, clientes y usuarios, logrando, además de escucharlos a través de las opiniones, recopilar sugerencias acerca del evento.
Gracias al streaming o transmisión en línea, los usuarios que no pudieron asistir al evento pueden ser parte de él siguiéndolo y apreciando la programación a través de aplicaciones como Periscope o herramientas que permiten la transmisión, como si fuera un canal de televisión propio de la empresa que organiza el evento.
Si necesitas tomar y publicar fotos o videos ya no es necesario que realices grandes inversiones para lograr un muy buen registro. Con un Smartphone o dispositivo móvil se pueden cubrir eventos y lograr que gran cantidad de seguidores puedan estar al tanto de lo que está sucediendo en el evento.
Frente a la coordinación del equipo de trabajo, proveedores y manejo de la logística en general, ya no es necesario incurrir en gastos excesivos. Con los Sistemas de Gestión de Eventos (EMS), tú mismo puedes manejar tu evento y coordinarlo con un mínimo nivel de errores.
Los EMS te permiten controlar el antes, durante y después de la realización del evento. Adicionalmente, el Sistema de Gestión, a través de una aplicación móvil, permitirá que los asistentes hagan parte del evento, viviéndolo en todo momento y lugar (programación del evento, noticias, mapas y rutas, galería interactiva).
La posibilidad de permanecer en contacto con la audiencia, a través de las redes sociales y medios de comunicación que hacen parte del plan de marketing del evento, permitirán a los organizadores del evento conocer las opiniones de los usuarios y mejorar los aspectos que sean necesarios.
La utilización de estas herramientas virtuales funciona en la medida que su uso sea planeado y ejecutado con efectividad. Es decir, que las publicaciones contengan información precisa y correcta; que se responda oportunamente, y que se cuente con rutas, mapas y toda la programación y detalles del evento.
Una vez se termina el evento, los organizadores tienden a producir un material post evento, donde recopilan los momentos más importantes del mismo. Estos materiales tienen un alto costo y en muchos casos no se logra el impacto esperado. Para ello, ahora se utiliza la creación de contenidos multimedia e interactivos, que se puedan enviar vía email, publicar en la página web y en las redes sociales con el fin de que pueda llegarle a todo el público de tu evento y más.
Cómo elegir la herramienta correcta para gestionar tus eventos
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Estas herramientas son ideales no solamente para los expertos en organización de eventos, sino para personas que tengan el reto de organizar un evento empresarial, familiar, deportivo, político, social o cultural. Solo es cuestión de indagar un poco sobre herramientas virtuales que permitan la gestión de eventos de manera efectiva y a bajo costo.