Cómo automatizamos ExpoTIC 2026: una rueda de negocios virtual sin coordinación manual
Una rueda de negocios virtual con 15 compradores de un lado y más de 100 vendedores del otro suena, en el papel, como una buena idea. Hay intereses en común, hay ganas de conversar, hay un calendario. Y en cuanto alguien se pone a coordinarlo manualmente, suena distinto.
Empieza con un correo. Después una hoja de cálculo. Después un grupo de WhatsApp. Después tres correos cruzados porque dos personas pidieron la misma franja con la misma empresa. Después alguien del equipo termina dedicándose tiempo completo a evitar choques de horario hasta que el evento termine.
Ese trabajo manual es el que estamos eliminando para ExpoTIC 2026, la feria de oferta tecnológica de la Red Universitaria de Alta Velocidad (RUAV) que se realizará el 7 de mayo de 2026.
Qué es ExpoTIC 2026
La RUAV es una red que articula a 15 instituciones del Valle del Cauca — universidades, centros de investigación, instituciones de salud y empresas. Sus asociados incluyen a Comfandi, CIAT, Quirón Salud, Escuela Militar de Aviación, Escuela Nacional del Deporte, Unicatólica, Intenalco, Institución Universitaria Antonio José Camacho, Pontificia Universidad Javeriana Cali, Tecnoquímicas, Universidad Autónoma de Occidente, Universidad San Buenaventura Cali, Universidad Icesi, Universidad del Valle y Universidad Santiago de Cali.
ExpoTIC es su feria anual de oferta tecnológica. La idea es sencilla pero exigente: poner en una misma agenda a las 15 entidades asociadas con más de 100 empresas aliadas que ofrecen servicios y soluciones tecnológicas, y permitir que se reúnan virtualmente para identificar oportunidades reales de colaboración.
Una rueda de negocios. Pero virtual. Y con 115+ participantes activos.
Por qué esto suele ser un dolor operativo
Cuando una rueda de negocios se organiza a mano, hay tres problemas que aparecen siempre:
1. La visibilidad de quién está Los participantes no tienen una forma fácil de ver el listado, leer perfiles y decidir con quién quieren reunirse. Termina siendo un PDF que alguien envía por correo.
2. El choque de horarios Dos compradores quieren reunirse con el mismo vendedor en la misma franja. Sin un sistema centralizado, cada cita se confirma por correo y los conflictos se descubren tarde. La organización pasa a hacer triage manual.
3. Los recordatorios La mitad del esfuerzo de una rueda de negocios no es agendar las citas: es recordar. Recordarle al que aún no agendó. Recordarle al que ya pidió pero no le han respondido. Avisarle al que tiene una cita en 15 minutos. Mandarle a cada uno la agenda del día.
Cualquiera que haya organizado un evento de matchmaking sabe que ese es el trabajo invisible que se come las semanas previas y los días del evento. Y es exactamente el trabajo que ningún equipo de organización debería estar haciendo a mano.
Lo que automatiza la plataforma para ExpoTIC
Para que la RUAV pueda concentrarse en la curaduría y en la experiencia de los participantes, la plataforma se hace cargo de la operación. En concreto:
Listado público de participantes
Cada participante entra al evento desde su correo y ve el listado completo de los demás participantes con la información que la organización decidió mostrar (nombre de la entidad, persona de contacto, tipo de oferta o necesidad, intereses). Esto funciona como un directorio abierto que reemplaza el PDF que se envía por correo.
Solicitud de citas en franjas definidas
La organización elige las franjas válidas del evento (por ejemplo: 9:00 AM – 12:00 PM y 2:00 PM – 5:00 PM) y la duración estándar de cada cita (30 minutos para ExpoTIC). Los participantes solo pueden pedir citas dentro de esas franjas, lo que evita propuestas en horarios imposibles.
Aceptar, rechazar o reprogramar
Cuando alguien recibe una solicitud, llega una notificación por correo y por WhatsApp con tres opciones claras: aceptar, rechazar o proponer otro horario. Si se propone otro horario, vuelve al solicitante para confirmar. Sin cadenas de correo.
Recordatorios automáticos a quienes no han agendado
Cada día, la plataforma identifica a quienes todavía no han pedido ninguna cita y les envía un recordatorio con el listado y el link directo al agendamiento. La curva típica de agendamiento — donde el 80% deja todo para los últimos dos días — se aplana.
Recordatorios a quienes no han respondido solicitudes
Los participantes que tienen solicitudes de cita pendientes de respuesta también reciben un aviso diario. Esto es importante: el cuello de botella en una rueda de negocios suele estar en las solicitudes que se quedan sin respuesta, no en las que se rechazan.
Aviso antes de cada cita
Antes del inicio de cada reunión, los dos participantes reciben un recordatorio con el link de videoconferencia. Sin tener que buscarlo en su calendario, sin tener que ir al portal del evento.
Resumen diario de la agenda
Al inicio del día, cada participante recibe un correo y un mensaje de WhatsApp con todas las citas programadas para ese día y los datos de contacto de cada contraparte. La agenda en su bolsillo, sin tener que entrar a ningún sitio.
Todo eso por correo y por WhatsApp, los dos canales que sí abren los ejecutivos de empresa y los líderes de cada institución.
El cambio de rol del organizador
Esto no es solo eficiencia. Es un cambio de qué hace el equipo de la RUAV durante el evento.
Sin plataforma, el equipo organizador es un coordinador operativo: revisa la agenda, evita choques, persigue a los que no han confirmado, manda recordatorios. Cuando algo falla, se da cuenta tarde.
Con la operación automatizada, el equipo pasa a ser curador estratégico: decide qué participantes invitar, cómo facilitar conexiones de mayor valor, qué espacios complementarios crear (paneles, demos, sesiones temáticas). El trabajo deja de ser ejecución y pasa a ser diseño.
Es la diferencia entre tener un evento que sale adelante y tener un evento que produce conexiones que duran después del 7 de mayo.
Por qué esto importa más allá de ExpoTIC
ExpoTIC es un caso específico, pero el patrón aplica a cualquier organización que conecta oferta y demanda en un formato concentrado:
- Redes interinstitucionales (universidades, centros de investigación, gremios) que conectan academia con industria a través de ferias y programas de transferencia tecnológica.
- Cámaras de comercio que organizan ruedas de negocios entre exportadores y compradores internacionales.
- Asociaciones gremiales que conectan a sus afiliados con proveedores especializados.
- Eventos sectoriales (salud, educación, energía) donde el matchmaking es el corazón del valor.
En todos estos casos, el éxito no se mide en número de asistentes. Se mide en cuántas conexiones útiles se produjeron. Y esa medida solo es posible cuando la operación deja de ser el cuello de botella.
Si te interesa cómo se diseña esta experiencia desde la perspectiva del participante, escribimos antes sobre cómo incentivar el networking en eventos y los desafíos del networking en eventos.
Cierre
Una rueda de negocios virtual no es una limitación frente a una presencial. Es una oportunidad para hacer matchmaking de mayor escala, con más participantes y sin la fricción logística del traslado, siempre y cuando la operación esté resuelta.
Para ExpoTIC 2026 esa operación está resuelta y la RUAV puede dedicar el día a hacer crecer la red, no a coordinarla.
Si tu organización está pensando en una rueda de negocios o un evento de matchmaking — sea entre compradores y vendedores, asociados o afiliados — y querés ver cómo se vería sin la carga operativa, conversemos.
Peewah es la plataforma que usan asociaciones, universidades y empresas en Latinoamérica para gestionar eventos académicos y corporativos sin trabajo manual.