¿Qué detalles se escapan al organizar eventos online?  

6 abril, 2020 - 10 minutes read

Las ventajas de los eventos online son muchas: ahorran tiempo, los procesos de inscripción e interacción son más sencillos y, en general, se tiene más control del evento. Además, es cierto que los esfuerzos logísticos son más bajos, sin mencionar que se requieren menos recursos materiales y económicos. Sin embargo, hay un problema de percepción en la organización de los eventos online.

La idea de menos recursos humanos y materiales se queda allí, en que solo se requiere menos. Y aquí está el problema de percepción: Sí necesitas menos, pero también requieres recursos diferentes a los usados en los eventos presenciales. Ya no es vital el personal de orden en las filas o el personal de vigilancia, pero sí necesitas un equipo especializado en el manejo de herramientas digitales y multimedia.

Conformando tu equipo de trabajo para eventos online

Como en los eventos presenciales, esto va a depender del tipo de evento que planeas llevar a cabo. Aquí mencionaremos algunas áreas a tener en cuenta cuando pienses en el equipo que vayas a conformar:

Dirección fotográfica: esta área comprende la iluminación, la composición y el encuadre. Necesitarás a alguien capaz de montar la cámara, decidir sobre la luz, la calidad de la imagen y los elementos que estarán en escena.

Sonido: suena sencillo, pero entre más especializado, más complejo es. El técnico de sonido debe saber sobre las mejores opciones de interfaz de sonido, gestionar las conexiones que alimentan los micrófonos y se conectan con otros equipos, entre otros.

Logística digital: esta área comprende varias funciones, por lo que el equipo aquí debe ser lo suficientemente versátil para adaptarse a las necesidades que surjan. Necesitarás: personas que sepan de funciones multimedia de surgir algún inconveniente antes o durante la transmisión; personas que gestionen las preguntas y, comentarios que se envían por chat para sistematizarlos y hacerlos llegar al ponente; personas solo viendo el evento para asegurar que la producción salga cómo se planeó, entre otros.

 

Recursos materiales

Es claro que el mundo digital no debe tomarse a la ligera, se requiere de cierto compromiso cuando decides adéntrate en él. Como siempre hemos enfatizado, cada evento es diferente, por lo tanto, los recursos que se utilicen siempre van a variar. Aquí nuestro foco será en internet, cámara y sonido. 

Verifica que tu conexión a internet sea la apropiada para el evento. Una conexión apropiada para tus eventos online debe ser de al menos 3 Mpbs de subida, esto lo puedes verificar ingresando a speedtest.net. Durante el evento, evita que otros dispositivos se conecten a tu red o, si lo hacen, procura que no descarguen mucho contenido, para que no causen interferencias durante la transmisión.

Ahora bien, recuerda que puedes usar la cámara y el micrófono de tu computador, pero puedes obtener más calidad. Sobre el sonido, debes empezar por decidir si quieres un micrófono convencional o uno USB, el primero es más costoso y requiere de más equipos que el segundo. 

También es importante tener en cuenta que cada micrófono deja cierto rastro en el sonido, a esto se le conoce como “color”. Escoger uno sobre otro dependerá además del color del sonido que esperas recoger o de si el micrófono que deseas es direccional o multidireccional. Desde luego, esta información la conciertas con tu técnico ya que las configuraciones del sonido variarán según el espacio y el número de personas en él.

Para decidir sobre la cámara tendrás que tener en cuenta: tu presupuesto, el sistema de autoenfoque y seguimiento de vídeo del equipo, el rendimiento de la cámara según las condiciones de luz que tengas –el ruido del ISO–, la calidad de grabación, entre otras especificidades.

Si planeas llevar a cabo un evento con más de un ponente que se encuentran en diferentes espacios, procura homogeneizar los equipos para la transmisión. No querrás que uno se vea con más calidad o se escuche mejor que el otro.

 

¿Dónde y con quién transmitir?

Existen diversas plataformas para hacer streaming: zoom, twitch, periscope, hang out, entre otras, ¿cómo saber cuál escoger? Dos cosas para descartar: conoce dónde está tu audiencia y hazlo fácil para ellos. Evita plataformas que requieran a tu audiencia instalar un software extra o crear una nueva cuenta. Reduce la posibilidad de que tus asistentes tengan problemas técnicos para conectarse.

La opción más efectiva es usar los servicios de streaming que ya tienen algunas redes sociales. Esto evitará que tus usuarios tengan que crear cuentas nuevas y la transmisión no requiere de instalaciones adicionales para ellos. Piensa en Facebook Live y YouTube Live. 

Según el estudio “Digital 2020 Global Digital Overview”  que llevaron a cabo We are Social y Hootsuite, para enero de 2020 Facebook contaba con 2.449 millones de usuarios activos en un mes. Por su parte, YouTube tenía más de 2.000 millones de usuarios activos en un mes. Esto para esbozar dónde pueden estar los usuarios. Pero ¿qué hay de las limitaciones?

Facebook Live te permite transmitir durante máximo 4 horas con una calidad de 720p. Mientras que YouTube Live, te permite transmitir durante 36 horas seguidas en definición estándar o HD. De tu evento dependerá el tipo de plataforma que deseas administrar. Pero espera, falta un último gran detalle.

La gran ventaja del mundo digital, es que los datos, software y plataformas se pueden integrar. Tal vez ya lo has pensado, pero ¿cómo vas a medir, gestionar y promocionar tu evento online? Es hora de conocer las funcionalidades principales de Peewah Online, además de integrarnos YouTube Live para permitir emisiones, tenemos más para ofrecer.

Gestionar con Peewah significa: tener un sitio web exclusivo para tus eventos, tener el  control en tiempo real de tus asistentes y ventas, recibir pagos de tus entradas sin intermediarios, generar certificados de asistencia digitales y un motón más de funcionalidades que podemos hace posibles según tu evento lo requiera. ¡¡Esto puede reducir tus horas de trabajo gracias a la automatización de procesos!!

Ahora bien, al Promocionar con Peewah puedes generar cupones para estimular las ventas, así como conocer todos los intereses que tiene tus asistentes, integrar esta información con herramientas de analítica web y, con esto a tu alcance, podrás consolidar bases de datos para que concentres eficientemente tus esfuerzo en publicidad.

Y al final ¿cómo sabes que el evento salió bien? Bueno, es hora de Medir. Con Peewah podrás conocer las métricas más importantes: tasas de asistencia, de inscripción, volúmenes de ventas, entre otras. Tus asistentes además podrán reportar, a través de encuestas, su nivel de satisfacción durante el evento, de esta forma sabrás que hiciste bien y en qué áreas puedes mejorar. 

Suena interesante, ¿no?, ¿qué tal si agendas un demo y lo compruebas por ti mismo?