¿Cómo hacer que tu Evento Online sea exitoso?
18 marzo, 2020 - 7 minutes readNo hace falta ahondar en la coyuntura actual, el COVID-19 nos ha puesto a prueba a todos. Por su puesto, la industria de los eventos no es la excepción. La mayoría de las medias estatales enfatizan en que el distanciamiento social es la mejor alternativa para ralentizar el contagio del virus. Así que, mientras esto ocurre, tenemos que adaptarnos.
Los eventos como los conocemos, inevitablemente, obligan a la proximidad entre personas, ¿cómo superar este obstáculo entonces? Bueno, pues es momento de aprovechar, aún más, las plataformas digitales y darle relevancia a los eventos online.
Pero no te lo tomes a la ligera, no se trata de poner una cámara enfrente de un ponente mientras las personas lo escuchan. Youtubers e Instagramers nos han dado varias lecciones sobre cómo llevar este tipo de conferencias. Y es que, los eventos online hace rato están operando y con diferentes modalidades. En Peewah aparte de traerte algunas consideraciones para realizarlos con éxito, desarrollamos una herramienta que permite llevar a cabo eventos virtuales.
Vamos a saltarnos lo típico: la promoción digital y los tips generales de un evento, para enfocarnos en cómo operar bajo esta modalidad específica.
Antes de tu Evento Online
Empieza por garantizar la capacidad del auditorio, es decir, asegúrate de que cuentas con una plataforma que pueda alojar al número de usuarios esperado. Quizá aquí necesites de una asesoría técnica para evitar imprevistos, busca un proveedor que esté contigo durante tu evento online. De hecho, no descartes armar tu propio equipo de ingeniería para el evento.
Lo siguiente es confirmar la interacción de tu público con los ponentes. Las reglas de juego son otras, por lo que las inquietudes y comentarios que tengan tus asistentes van a estar mediados por una máquina. Lo importante es que puedan participar del evento –dependiendo del tipo de evento, claro–, para que la experiencia no difiera tanto de la presencial.
Manos a la obra
Esto no es una clase online en la que un profesor o profesora estará frente a una pantalla dando la lección. Ya enfatizamos en la importancia de garantizar la partición del público pero, ten en cuenta además el formato. Aunque se trate de un evento online, tómate el tiempo para diseñar el escenario con mobiliarios, luces y demás implementos que maximicen el atractivo visual del espacio.
Pero con el formato no solo nos referimos al espacio. Definir qué formato es más adecuado para tu evento online va a depender del público que se conectará al mismo. Hay muchas opciones: desde avatares interactivos en 3D, hasta las conferencias formales con un box para preguntas y comentarios.
Cada formato trae sus complejidades, así que ¡ojo!, no olvides probar todo lo anterior, sobre todo si eres nuevo en la ejecución de eventos online. Y nos referimos a todo, desde la conectividad, la interfaz de participación, el diseño de escenario y lo que haga falta.
Aprovecha las ventajas que te dan las cámaras, los detrás de cámara y los software visuales para mejorar la experiencia del evento. Que la distancia no le quite el profesionalismo a tu evento online. Nadie quiere un “esperen que se nos cayó el vídeo”, esto sería el equivalente a “esperen que se nos cayó el evento”.
El after de tu Evento Online
Examina la posibilidad de dejar tu evento online funcionando después de su momento en vivo. Evidentemente, esto dependerá del formato que hayas utilizado para el evento, pero esto te puede ayudar a monetizar más los esfuerzos incurridos.
Si decides hacerlo, piensa en los errores que tuvo el evento y que no pudieron ser editados en tiempo real. Si puedes editar tu evento online para mejorar la experiencia de tus asistentes not-live, no dudes en hacerlo.
Finalmente, organizar tu evento online te permite además administrar la información de manera más centralizada. Por ejemplo, con la ayuda de una plataforma para la organización de eventos, podrías: recoger la información de usuarios, distribuir certificados de asistencia y enviar encuestas póstumas al evento.
Con lo primero puedes generar leads que, al juntarse, se convierten en bases de datos que puedes utilizar para implementar estrategias de Inbound Marketing. Con los certificados, brindas un servicios complementario a tus usuarios, así acreditan la asistencia, de requerirse. Y las encuestas, te ofrecen un feedback de lo que funcionó y lo que puedes mejorar en tu próximo evento online.
Sin duda este contexto supone grandes resto, pero debe prevalecer el bienestar de la sociedad. El mundo digital tiene una serie de herramientas de las que se pude tomar ventaja para hacer frente a las medidas estatales.
Si quieres conocer más sobre el contexto actual y los eventos virtuales, te invitamos a que revivas nuestro Webinar “Coronavirus y la Industria de los eventos”. La conferencia se llevó a cabo el jueves 26 de Marzo, pero tenemos la grabación disponible. Revive el Webinar dando click aquí o en la siguiente imagen.
