8 tips para organizar una fiesta corporativa de fin de año memorable

29 octubre, 2018 - 12 minutes read

La fiesta de fin de año es el evento clave para motivar a todo el personal de las empresas. Para los colaboradores es muy importante que reconozcan su trabajo y esfuerzo; es por ello que  ésta se debe realizar de la mejor manera posible y de forma inolvidable.

Los empleados valoran cuando la empresa se esfuerza por realizar una buena fiesta de fin de año. Esto no necesariamente significa que todo debe ser costoso, pero sí que se ajuste a la realidad que vive la empresa; si las cosas marchan bien, se debe compensar a quienes han logrado estos resultados de forma silenciosa con su trabajo.

Es claro que las fiestas corporativas varían según el presupuesto que se tiene y de otros factores. Sin embargo, hay varios puntos en común para el éxito de todas ellas. No es realizarla por realizarla, es lograr que los empleados perciban lo valiosos que son, se unan más y que esto permita hacerlos sentir cada vez más parte de la empresa. Existe una relación directamente proporcional entre sentirse parte de algo y dar lo mejor de sí mismo, algo que cualquier empresa quiere de sus empleados.

En este artículo reunimos 8 tips para la organización de una fiesta corporativa de fin de año memorable. Posiblemente no todos aplican para toda fiesta corporativa, la elección depende del área organizadora de la misma.

TIP # 1 Planificar con tiempo.

Como todo asunto importante, la fiesta debe planificarse con suficiente anticipación; no solo para poder lidiar con imprevistos, sino también para evitar perder a los mejores proveedores por falta de disponibilidad en la fecha elegida para la fiesta. Los expertos recomiendan organizar la fiesta con al menos 2 meses de anticipación.

TIP # 2  Elegir un día entre semana.

Es probable que para la mayoría de colaboradores el fin de semana signifique tiempo libre, un espacio para disfrutar en familia, para realizar actividades personales,  para descansar, entre otros. Cuando se vaya a agendar la fiesta de fin de año, se recomienda seleccionar un día entre semana para su celebración. El viernes es el día ideal, pues los invitados podrán disfrutar sin preocupaciones ni horarios y pueden descansar el día siguiente.

TIP # 3 Asistencia voluntaria.

Cualquier empresa desearía que la totalidad de los trabajadores asista a la fiesta de fin de año. Sin embargo, es normal que en las empresas existan fricciones, diferencias y circunstancias que pueden indisponer a uno o más personas de hacerlo. Siendo la fiesta de fin de año una actividad netamente social, para evitar situaciones incómodas y lograr que el ambiente sea lo más ameno posible, la asistencia no debería ser obligatoria.

TIP # 4 Evitar invitar personas ajenas a la compañía.

Es importante que la actividad conserve siempre su carácter social. La presencia de clientes o proveedores de la empresa puede desviar la finalidad del evento, pues hay información y situaciones que solo debería conocer el personal. La fiesta de fin de año tiene como principal objetivo propiciar la interacción de su personal, por lo que tampoco es conveniente la participación de familiares y amistades ajenas a la empresa.

TIP # 5 Ni en la oficina, ni en horario de trabajo.

Es recomendable realizar la actividad fuera de las instalaciones de la empresa y en horas no laborales. Esto evitará que algún empleado llegue a sentirse abrumado por la presión de una tarea pendiente o que sienta la urgencia de irse una vez concluido el horario de trabajo. De esta manera, las personas que asistan serán aquellas que de verdad lo quisieron hacer. Esto permite que el ambiente de la fiesta sea lo más ameno posible.

TIP # 6 Bebidas alcohólicas.

Es muy importante planificar la forma en que se va a controlar el consumo de bebidas alcohólicas y sus efectos. Para ello, se debe poner especial atención en los siguientes temas:

  1. Promover el consumo moderado. Algunas empresas entregan una botella de licor por mesa, no permiten el ingreso de licor adicional y tampoco lo venden dentro del lugar.
  2. Brindar opciones para que los invitados no lleven su vehículo o para asegurar que tengan un conductor elegido después de la fiesta.
  3. No servir bebidas alcohólicas 2 horas antes de que se finalice la fiesta.

TIP # 7 Involucrar al personal.

Por medio de mensajes por correo electrónico y del montaje de carteleras, se puede generar expectativa y participación de los colaboradores en la planeación de la fiesta de fin de año. Además de despertar interés por asistir, permitirá que el voz a voz genere deseo de asistir a la misma. Después de la fiesta, es un buen detalle continuar con el envío de fotos, comentarios de la actividad, retroalimentación de la fiesta, entre otros.

TIP # 8 Las invitaciones

Por último, y no menos importante, las invitaciones a la fiesta de fin de año. En este punto hacemos especial énfasis, pues es un tema que muchas empresas dan por sentado. Las invitaciones son importantes porque hacen sentir especiales a las personas. Hay detalles simples pero importantes; por ejemplo, hay personas que deciden no asistir a un evento cuando no reciben una invitación a su nombre. Para las invitaciones, les compartimos las siguientes recomendaciones a tener en cuenta:

  • Invitación a nombre de cada colaborador.

Como lo mencionamos anteriormente, es ideal que cada persona reciba una invitación a su nombre. La dificultad de esto es que depende del tamaño de la empresa. No es lo mismo invitar a 50 empleados que invitar a 5000. Existen alternativas que permiten realizar esto, independientemente de la cantidad de invitados. Con Peewah, se pueden generar invitaciones digitales por correo electrónico a nombre de cada colaboradores, con un código QR que identifica de forma única a la persona. Este es un ejemplo de invitación:

  • Confirmación de asistencia a la fiesta.

Es importante conocer con antelación cuál será el aforo de la fiesta. Con esta información se puede ajustar presupuesto, renegociar con proveedores, entre otros. En Peewah generamos un sitio web dedicado a la fiesta, a través del cual los trabajadores pueden realizar la inscripción a la fiesta y con ello, tener una lista consolidada de personas confirmadas para la fiesta. Esta es una de las tantas soluciones que sirven para poder tener ese dato antes de la realización del evento.

  • Información clara y precisa sobre los horarios y las recomendaciones.

El organizador de la fiesta debe tener claras las reglas para la fiesta de fin de año: tipo de vestimenta, horarios de llegada, recomendaciones, entre otros. Pero lo más importante es que los invitados también las tengan claras. El momento de la invitación y/o de la confirmación son los espacios ideales para comunicar esta información importante.

  • Verificación de identidad de personas.

El día de la fiesta es el momento en donde hay más cosas por hacer. Algunas personas estarán coordinando el catering, otras los salones, otras la llegada de las personas, otras el alcohol, entre otros. Es por ello, que muchas empresas descuidan la entrada al evento y en ocasiones se genera sobrecupo, por el ingreso de personas no invitadas. Una persona que no estaba contemplada descuadra el evento. Debe haber un paso de verificación de identidad de invitados; dependiendo de la cantidad de invitados, esta labor puede dificultarse y generar filas en la entrada de la fiesta. Asumiendo que en el punto 1 cada persona recibió en su correo electrónico su invitación con código QR, con Peewah se te facilita esta verificación, escaneando los códigos de las personas con nuestra aplicación móvil Peewah Check-in. En 5 segundos confirmas la identidad de la persona, revisas sus datos y le das ingreso a la fiesta de fin de año.

Verifica las entradas con tu cámara

Verifica las entradas con tu cámara

  • Análisis de la información recolectada

En cualquier evento se debe conocer a fondo cuál fue el resultado final. Hay información que se puede obtener hablando con las personas, pero también se deben verificar los números que se tengan a mano: cantidad de invitados, cantidad de personas que asistieron el día del evento, nivel de satisfacción general, entre otros. Dependiendo de si has usado o no alguna herramienta tecnológica como Peewah, esta información podrá ser fácil o difícil de obtener.

Sabemos que la gestión de invitaciones no es una labor fácil, así que si estás organizando una fiesta de fin de año para tu empresa y requieres una asesoría para tener una solución relacionada con las invitaciones, envíanos un correo a hola@peewah.co con los siguientes datos:

  • Tu nombre.
  • Tu teléfono.
  • Tu correo electrónico.
  • Nombre de la empresa.
  • Número de invitados.
  • Ciudad y país.
  • Fecha de realización de la fiesta.