¿Cómo tener una logística de eventos sin largas filas?

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La logística de eventos es indispensable en cualquier evento, por pequeño que sea.

Ya todos sabemos que los eventos son increíbles, pero organizarlos no es una tarea sencilla.

Tal vez uno de los temas que genera mayor malestar en la organización de eventos son las filas interminables.

Esto generalmente se debe a una mala planeación o ejecución del evento.

En este artículo vamos a compartirte algunas estrategias que te permitirán reducir las posibilidades de que se arme una fila enorme el día de tu evento.

Hemos evidenciado dos tipos de estrategias de logística de eventos que usan nuestros clientes y que les funciona bastante bien para mejorar el registro.

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Sobre las credenciales

Antes de empezar es importante aclarar lo que es una credencial, por si no la conoces.

Una credencial es un elemento que usan algunos organizadores para identificar a sus asistentes.

En algunos países les llaman de diferente forma (gafetes, escarapelas, entre otros), pero acá nos vamos a referir a ellas como credenciales.

Estrategia # 1 – Sin impresión de credencial (100% digital)

Registro de eventos sin impresion

Registro de eventos sin impresión de credenciales

Esta estrategia es muy rápida, pues resta una etapa en el proceso: la impresión de credenciales.

Se pueden lograr tiempos de atención entre 5 y 25 segundos por asistente.

Tan solo requiere tres tipos de roles en tu equipo: personal de registro, de check-in y agilizadores.

Los agilizadores serán quienes se encargan de hacer una pregunta simple, que ayudará a segmentar tu público: ¿tienes listo tu código de inscripción?

En caso de que sí, los dirigirá a la puerta de ingreso del evento, en donde lo atenderá el personal de check-in.

En caso de que no, los dirigirá a la mesa de registro para revisen el estado de su inscripción.

Estrategia # 2 – Con impresión de credencial

Registro con impresión de credenciales

Registro con impresión de credenciales en un evento

La segunda estrategia mezcla lo digital y lo físico.

En este caso hay que tener en cuenta el tiempo que implica generar la impresión de credenciales, para que no se nos formen cuellos de botella indeseados.

En esta estrategia se tienen casi los mismos roles que en la primera, la diferencia es que hay un nuevo rol que es el personal de lo que llamamos la mesa express.

Ahora tanto ellos como el personal de la mesa de registro tienen una responsabilidad más, imprimir y entregar la credencial.

El rol del agilizador será enviar a la mesa express o de registro, dependiendo de si la persona tiene o no listo su código de inscripción.

El personal de la mesa express realizará la impresión directamente con la información que se encuentra en el ticket del invitado. Después de esto entregará la credencial lista para que se dirija a la zona de check-in.

El personal de la mesa de registro deberá tener en cuenta las mismas consideraciones que en la estrategia uno y si debe inscribirlo, realizará ese proceso y después realizará la inscripción, para finalizar con la impresión.

 

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Hay algunos pasos previos que debes tener en cuenta para que tu esfuerzo se vea recompensado.

A continuación te compartimos los tips completos para que tu próximo evento sea un éxito en el registro.

 

 

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