¿Cómo crear un formulario de inscripción para un evento?: 8 tips prácticos y efectivos

16 diciembre, 2019 - 8 minutes read

Uno de los aspectos más importantes para un evento es la construcción de un formulario de inscripción efectivo.

Algunos organizadores subestiman el poder que tiene tener un buen formulario y no se toman el tiempo de definir cuáles son las preguntas más relevantes para hacer a su público objetivo.

Si te preguntas cuál es el mejor formulario de inscripción para tu evento la respuesta es muy sencilla…el que armes por tu propia cuenta.

Esto porque solamente eres tú quien sabe qué información va a ser relevante para tu evento.

No hay una única forma de crearlo y depende del objetivo que tengas a la hora de recibir inscripciones en tu evento.

Sin embargo, hay una serie de recomendaciones que debes tener en cuenta a la hora de crear tu formulario de inscripción.

Acá van unas de ellas:

¿Cómo crear un formulario de inscripción eficiente y efectivo para tu próximo evento?

Tip 1. Define tu objetivo.

Es importante que tengas claro cuál es el principal objetivo de tu formulario de inscripción.

Para algunas personas el principal objetivo es tener una forma de preparar la logística que requiere el evento, para otras es conocer más a su audiencia y para otras es una manera de segmentar su público para propósitos comerciales.

Tip 2. Haz las preguntas importantes.

Teniendo claro tu objetivo, debes hacer las preguntas relevantes y necesarias para agregar en tu formulario de inscripción.

Los datos mínimos son: nombre, apellidos y correo electrónico.

De ahí en adelante puedes agregar las preguntas que requieres pero no exageres en la cantidad, eso va a repercutir directamente en la cantidad de inscritos que quieres lograr.

Sal por un momento de tu perspectiva de organizador y ponte en la de un participante, a nadie le gusta llenar formularios de inscripción largos o complejos.

Tip 3. Evita preguntas abiertas.

Si quieres tener una base de datos en donde puedas agrupar personas de acuerdo a sus respuestas, hay preguntas que debes crear con opciones de respuestas cerradas.

Crearlas de forma abierta evitará que puedas hacer este agrupamiento de una forma sencilla.

Por ejemplo, si estás organizando un evento académico y quieres conocer cuáles son las carreras profesionales que acceden al mismo, es mejor crear una pregunta en donde la respuesta se puede seleccionar de una lista de opciones que definiste anticipadamente.

Tip 4. Define preguntas obligatorias y opcionales.

En caso de querer tener más información de los participantes puedes crear preguntas opcionales para que el usuario tenga la posibilidad de decidir agregarla o no.

Debes tener mucho cuidado en poner como opcional una pregunta que debería ser obligatoria, pues esto evitará que tengas las respuestas de cosas que necesitas para tu evento.

Tip 5. Optimiza la apariencia para todo dispositivo. 

Es difícil conocer cuál será la forma en que tu público objetivo accederá a tu formulario, por ello debes garantizar que se vea perfecto en cualquier tipo de dispositivo: computador, smartphone, tablet, entre otros.

Tener en cuenta esto permitirá que tus usuarios completen su inscripción sin ningún inconveniente.

Tip 6. Segmenta tu audiencia. 

Es posible que en tu evento vayas a recibir un público amplio que quieres segmentar, sea porque tienen tarifas diferentes o porque quieres ofrecer experiencias diferentes para cada grupo de personas.

De ser así, debes crear un tipo de inscripción para cada uno de esos segmentos, teniendo en cuenta el cupo que tienes para cada uno.

Por ejemplo: una conferencia para 100 personas en donde vas a permitir inscribirse a 80 personas de forma «General» y 20 personas de forma «VIP» a los cuales les brindarás una mejor ubicación y acceso a una sesión personalizada después del evento.

Tip 7. Confirma el resultado de inscripción al usuario. 

Evita usar formularios online que no están destinados para la organización de eventos, pues estos no están diseñados para darle una respuesta certera a tus participantes sobre el estado de su inscripción.

A diferencia de estos formularios, un software de organización de eventos le confirmará a tu participante su estado de inscripción con un correo electrónico y un código QR para acceder a tu evento rápidamente.

Tip 8. Integra tus pagos en el formulario. 

Hazle la vida fácil a tus participantes, no hagas en 2 pasos lo que podrías hacer en 1. Habilita la opción para que puedan hacer el pago mientras realizan su inscripción.

Esto te ayudará a agilizar su proceso de inscripción y a ti a tener una lista de personas que tienen confirmada su inscripción y su pago.

¿Cómo lanzar tu formulario teniendo en cuanta todas las recomendaciones anteriores?

Existen muchas maneras de lanzar tu formulario, pero te recomendaremos la más efectiva.

Puedes apoyarte en un software de organización de eventos como Peewah que te permitirá crear tu formulario en menos de 5 minutos y ponerlo disponible a través de Internet.

Crea tipos de tickets para segmentar tu audiencia, definirles cupos y ponerles costo o dejarlos gratuitos.

Agrega las preguntas que necesites creando campos de diferentes tipos: preguntas abiertas, listas de selección única, de selección múltiple, entre otras.

En caso de tener tipos de tickets tendrás enlazado el formulario de inscripción a un sistema con múltiples opciones de pago para tus participantes.

Finalmente, tu formulario enviará un correo electrónico con el código QR que identificará a cada uno de tus participantes confirmados en tu evento.

¿Deseas tener una guía sobre cómo realizar un registro exitoso para tu próximo evento? Descarga una copia de nuestro ebook gratis.

¿Trabajas para una empresa? Conoce Peewah para Empresas.