Una metodología efectiva para teletrabajo en empresas

15 marzo, 2020 - 13 minutes read

Ahora las empresas están desesperadas porque el Coronavirus (COVID-19) afecta su industria directamente o porque tienen que migrar por obligación a una modalidad de teletrabajo para sus empleados.

Afortunadamente para Peewah el segundo no es un problema, pues desde que arrancamos en el 2017 decidimos que queríamos ser un equipo 100% remoto. Esto, principalmente porque le permitía estar a cada persona donde quisiera estar, acceder a talento global y porque nos ahorraba gastos de arrendamiento.

En 2 años pasamos de ser 2 personas a ser más de 10 y por más que no seamos expertos liderando equipos de cientos o miles de personas, lo hacemos muy bien para el tamaño de nuestro equipo.

Por ello, me pareció conveniente compartir, con otras empresas de tamaño similar a la nuestra, algunas de las metodologías y herramientas que nos han servido para aplicar el teletrabajo en un 100% en nuestro equipo.

Si tu empresa es mucho más grande, puede que todas las herramientas no te funcionen, pero seguramente encontrarás insights muy valiosos que podrás adaptar a tus necesidades.

1. La importancia del equipo en el teletrabajo

Lo más importante de todo son las personas que están en tu equipo. Sin eso, no hay metodología o herramienta de teletrabajo que pueda ser efectiva. La responsabilidad, autonomía y capacidad de comunicación son valores que pasan de estar en una hoja de vida a verse en acción cuando se implementa la modalidad de teletrabajo.

Por ello, es fundamental que hayas contratado muy bien a tu equipo. Algunas personas se toman muy a la ligera la contratación de personas, para mí es casi un arte.

Trato de contratar a las mejores personas en cada uno de los cargos que he requerido en Peewah y tengo en cuenta todos los valores que mencioné anteriormente. De más de 14 veces me he equivocado 1 sola vez.

Si no lo hiciste bien, seguramente alguna de las tácticas de las que te voy a hablar van a requerir un poco más de tu tiempo para que puedan ser exitosas.

2. La metodología antes que las herramientas

Algunas personas creen que el teletrabajo es  cuestión de implementar herramientas, pero antes que eso debe haber una metodología clara para todos. Es fundamental entender y hacerle entender al equipo por qué es necesario organizarse y comunicarse de forma fluida. Puede que tú lo entiendas pero tu equipo debe entender la importancia de esto, por eso es tan importante el primer paso.

Como lo compartí en mi LinkedIn personal (en donde comparto constantemente contenido de valor), decidimos usar la metodología SCRUM en todos nuestros equipos. La razón es muy simple, tengo un background técnico (desarrollé más de 20 aplicaciones antes de hacer el MVP de Peewah) y eso hace hace que me tiente a aplicar metodologías y herramientas de desarrollo.

La última adopción de esta metodología la logramos aplicar exitosamente con los equipos de Marketing, Ventas y Administrativo. En Desarrollo venimos usándolo desde nuestros inicios. ¿Por qué el equipo decidió quedarse con SCRUM? Porque nos hacía planear a corto plazo (dos semanas), medirnos y comunicarnos a diario.

Acá vuelvo a resaltar la importancia del equipo. Todas las personas que hacen parte de Peewah son muy críticas y me pidieron poner a prueba la metodología durante una iteración (dos semanas) antes de tomar la decisión de continuar o no usándola. Después de dos semanas implementando SCRUM con algunos errores, decidimos que era una muy buena metodología para todos los equipos.

Para los que no conocen SCRUM, acá les comparto una breve explicación práctica de cómo la implementamos por primera vez en el equipo de Marketing:

El Product Backlog es una lista de todo lo que tiene planeado Marketing para los próximos 6 meses o más (por supuesto que el COVID-19 nos hizo modificar algunas de las tareas que estaban acá).

La Directora de Marketing define cuáles tareas del Product Backlog van a priorizar para las dos próximas semanas y se arma el Sprint Backlog. Un Sprint no es más que una iteración que dura dos semanas en donde se hacen unas tareas que se sacan del Product Backlog.

Algo interesante que hacemos acá es que tenemos una etapa que se llama Test. Cuando una tarea llega a esa etapa, la asignamos a otra persona para que de su opinión y en caso de estar bien la pase a Done. En caso de no estar bien, pone sus comentarios y la vuelve a asignar de nuevo al responsable.

Hacemos una reunión de 15 minutos diaria para que cada uno cuente qué hizo ayer, qué va a hacer hoy y qué dificultades tiene.

A esto se le llama Daily Meeting  y es una herramienta esencial para que todos sepamos en qué está cada uno y quién le puede dar una mano a alguien que tenga una dificultad. Al final convertimos esto en un bot que nos hace las preguntas automáticamente y recibimos un reporte de todos.

Al final del Sprint hacemos una reunión de 1 hora a la que se le conoce como Sprint Review. En esa reunión somos muy honestos en cómo nos fue como equipo y a nivel individual. Vemos qué hicimos bien y que podemos mejorar y definimos qué tareas del backlog entrarán al siguiente Sprint.

3. Las herramientas para el teletrabajo

Ahora sí llegó el momento de mencionar algunas de las herramientas que nos han sido muy útiles para poder implementar nuestra metodología de teletrabajo sin tanto esfuerzo operativo. Repito, las herramientas no son lo importante, el equipo y una metodología relevante a tu negocio sí que lo son.

Herramienta de gestión de proyectos

Para hacer seguimiento a las tareas requerimos una herramienta de gestión de proyectos. En el pasado usamos Trello y Asana. Ambas son herramientas muy buenas y pueden ser muy útiles para tu caso. En nuestro caso estamos usando Jira.

No elegimos Jira por ser mejor que las otras. La elegimos porque es la herramienta que ya usábamos en Desarrollo para hacerle seguimiento a los avances en código de una forma más granulada. Podemos saber si una tarea que avanzó se refiere a 2 o 3 commits. Olviden los tecnisismos, acá lo importante es que queríamos tener la misma herramienta en todos los equipos para facilitar la comunicación.

Herramienta de comunicación

En ocasiones anteriores habíamos usado Slack, pero al final terminábamos conversando de nuevo por WhatsApp porque por ahí sentíamos que nos respondíamos más rápido el uno al otro.

Sin embargo, a medida que fuimos creciendo nos dimos cuenta que WhatsApp no nos permitía tener una comunicación fluida y segmentada. Los mensajes se perdían y no era fácil mantener más de un hilo de conversación a la vez.

Así que de un tiempo para acá regresamos a Slack y fue la mejor decisión de todas. Ahora tenemos segmentados canales por área e incluso tenemos a algunos de nuestros proveedores ahí para evitar el efecto teléfono roto.

Lo importante acá fue hacer acuerdos de priorizar este canal de comunicación y evitar a toda costa tocar WhatsApp para los temas que debían conversarse en Slack.

Lo más interesante es que tenemos integradas todas nuestras herramientas. Así que todos los días el DailyBot me escribe personalmente a las 8 a.m. para hacer la Daily Meeting y me notifica cada vez que alguien me asigna o menciona en una tarea en Jira.

Herramienta de videollamadas y almacenamiento

Las reuniones que tenemos con el equipo las solemos hacer en videollamadas y para esto es esencial una herramienta. Al tener G Suite se nos facilita hacer uso de Google Meet y nos ha funcionado bastante bien, tanto para nuestras reuniones como para reuniones con nuestros clientes.

Por supuesto, toda la información de Peewah está almacenada en nuestra carpeta de Google Drive. Ahí todo lo tenemos organizado por carpetas, por área y por subáreas. De esta manera, es muy muy fácil encontrar cualquier archivo que pueda requerir alguien del equipo.

Herramientas de marketing y ventas

Por supuesto, ser un equipo 100% remoto y pequeño implica que casi todo esté automatizado. En nuestro caso es así, para ello nos apoyamos de una herramienta de automatización de marketing que en nuestro caso es RDStation y de un CRM que es Pipedrive.

Sin embargo, el contar cómo tenemos una estrategia automática que nos genera más de 900 leads de forma orgánica y oportunidades de negocio muy valiosas es tema de otro post.

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