Tips que nunca fallan en el registro de eventos

1 marzo, 2020 - 7 minutes read

Es importante que tengas en cuenta las recomendaciones que vamos a darte en este artículo para tener un registro de eventos exitoso.

El equipo de Peewah diseñó un quiz que te ayudará a verificar si estas cometiendo alguno de los errores más comunes en el registro de eventos en menos de 5 minutos. 

El quiz fue hecho para que a la hora de organizar tu próximo evento y registrar a las personas, no haya tiempo ni espacio para cometer errores. Te podemos asegurar que los asistentes lo agradecerán pues es uno de los temas que genera mayor malestar en la organización de eventos.

En este artículo te vamos a dar 4 recomendaciones clave que debes tener en cuenta para tener un registro de eventos 100% efectivo. 

Planeación de un registro de eventos

El primer punto clave, que todo registro exitoso tiene es la etapa de planeación de eventos, según los resultados del quiz que tomaste, este es un criterio en el que debes mejorar.

Inicialmente, te recomendamos contar con una herramienta con la que puedas medir el tamaño de tus eventos. Si el evento lo has llevado a cabo en ocasiones anteriores, tienes que calcularlo con de datos de versiones anteriores del evento. Si nunca has hecho el evento, la mejor solución es una campaña de expectativa que te ayude a  medir el interés de tu público objetivo.

Además, no puedes dejar que se te escape ningún detalle el día del evento. El uso de herramientas como un Checklist es muy importante para que nunca falles en tu proceso de registro.

Promoción de eventos

En segundo lugar, tienes varias oportunidades de mejora en la promoción de eventos, el segundo punto clave de un registro exitoso.

Hay muchas formas de promocionar un evento, como catálogos, pendones, revistas, periódico local, o mediante el voz a voz, aún así hoy en día, para promover un evento, tienes que hacer uso de herramientas de marketing digital. 

También vale la pena recalcar que usar sólo una empresa de boletería tradicional, taquillas, llevar listas manuales o digitales (Google Forms), o que te dejen los datos por WhatsApp no va a ser 100% eficiente. Debes ponerle las cosas fáciles a tus invitados y a la logística del evento con un sitio web de registro o un software de organización de eventos.

Consideramos fundamental tener una campaña en redes sociales que lleve gente a tu sitio web de registro, si no te está dando resultado intenta ir más allá y conocer al público objetivo de tu evento, si usas variables demográficas como edad, sexo, ubicación, entre otros; estás empezando a identificarlo, pero debes segmentar aún más con variables conductuales como los intereses del público al que quieres llegar.

Para identificar a tu público objetivo, te recomendamos crear audiencias basadas en asistentes a otros de tus eventos o buscar personas que hayan participado en eventos similares. Una vez hayas creado diferentes tipos de audiencias para tus eventos, será más fácil promocionar tu evento.

Logística de eventos

La logística de eventos es indispensable en cualquier evento, por pequeño que sea.

Ya todos sabemos que los eventos son increíbles, pero organizarlos no es una tarea sencilla.

Si no haces control de acceso, usas una lista física de invitados o un documento de Google Docs o Microsoft Excel. ¡Estás dañando la imagen de tu evento!

Estos métodos son algo tradicionales y generan largas filas, descontento en los invitados y daño al evento. 

Tras la organización de más de 2.000 eventos podemos afirmar que si tienes largas filas en tu evento, tienes un problema. No hay nada más estresante que estar en medio de una fila, y no viviendo el evento. ¿No te suena tentadora cualquier estrategia que pueda ayudar a reducir el tiempo que se gasta en este proceso?

Un buen software para eventos incluye una función de check-in, haciendo más rápido el proceso de registro y  reducirá las filas en tus eventos.

Medición de resultados de registro de eventos

Para concluir, debes tener presente la medición de resultados de tus eventos. No conocer el número de asistentes a tu evento o hacerlo a través de una estimación visual, son cosas del pasado y aunque funcionan en ciertas ocasiones, lo mejor es empezar a utilizar tecnología que te facilite todo. Hoy en día, para saber si vale la pena repetir cierto tipo de evento o si debes optimizar algo en cuanto al tema de promoción tienes que conocer el número de asistentes en tiempo real.

Al tener un software para eventos como Peewah, cuentas con una aplicación de check-in que te da el dato exacto, te ahorrará mucho tiempo a la hora de hacer un reporte sobre el evento.

Con este tipo de plataformas te puedes olvidar de conocer la asistencia real de tu evento en un plazo de 1 a 10 días, la asistencia real de tu evento se tiene que obtener en tiempo real para que conozcas al final del evento si debes mejorar algunos aspectos o si fue un rotundo éxito. 

Una tasa de asistencia entre el 20% al 79% no es razón para decepcionarse, al contrario con nuestras recomendaciones sobre estos puntos clave tu próximo evento será increíble. 

Revisa todos los puntos anteriores en tu próximo evento y mídete constantemente para saber qué te funciona y qué debes dejar a un lado.