5 tips para que tu evento no se convierta en un dolor de cabeza

12 abril, 2016 - 4 minutes read

Lograr cumplir con todas las expectativas de los invitados o participantes a los eventos que realizamos es una tarea que requiere de estrategia, planeación, promoción y cuidado permanente de todos los detalles, por más insignificantes que parezcan.

Se puede lograr un evento exitoso si estamos atentos a los factores clave que determinan el rendimiento esperado. A continuación les indicamos algunas recomendaciones que les asegurarán un resultado óptimo en próximos eventos:

1. Enfocarse en los resultados:

Desde el diseño y planeación del evento hasta la ejecución del mismo, tú y tu equipo deben enfocarse en los resultados y el retorno que esperan. Esto se logra definiendo muy bien el concepto del proyecto, y reconociendo que lo que se está vendiendo es una promesa que los asistentes espera que se cumpla con total satisfacción. Esta promesa se transmite a los clientes en los mensajes utilizados en las estrategias de mercadeo y comunicación, construyendo una imagen del producto o servicio que se va a vender. ¡Cumple lo que prometiste!

2. Contar con un buen equipo:

Las grandes victorias no se consiguen individualmente, siempre estarán mediadas por la participación activa de diferentes personas. Por lo tanto, es importante crear un equipo de trabajo multidisciplinar que garantice el cumplimiento de cada uno de los retos propuestos. Para potencializar las competencias de cada persona, el líder debe  saber delegar tareas y responsabilidades, y crear un ambiente de motivación y confianza.

3. Planear, no improvisar:

Planear es proyectarse de manera anticipada lo que nos proponemos. Es una guía para optimizar los recursos, tomar las mejores decisiones y  fijar prioridades. Cuando no planeamos, y nos confiamos en la improvisación, estamos destinados a tener resultados nefastos. Por lo tanto, te sugerimos que definas planes de acción, cronogramas y presupuestos reales, medibles y acordes a tus recursos y capacidades.

4. Software para eventos

Para simplificar la forma de realizar eventos, es indispensable contar con un Sistema de Gestión de Eventos (EMS) por medio del cual se pueda controlar el antes, durante y después de la realización del evento. Adicionalmente, el Sistema de Gestión, a través de una aplicación móvil, permitirá que los asistentes hagan parte del evento, viviéndolo en todo momento y lugar (programación del evento, noticias, mapas y rutas, galería interactiva).

5. Después del evento: Evalúa

La evaluación posterior al evento aporta información relevante frente a la satisfacción del consumidor. En primer lugar, se recomienda recibir retroalimentación del equipo de trabajo, pues fueron los que viviendo directamente cada una de las etapas y momentos más críticos del evento. Adicionalmente, se sugiere realizar una evaluación con una muestra representativa de los asistentes al evento, con el fin de identificar si el evento alcanzó los niveles esperados por el cliente de acuerdo con sus necesidades. Esta evaluación nos permitirá abarcar el resultado del servicio, la atención y expresiones representativas del proceso que se generaron a partir de la compra.

“El éxito de nuestros eventos depende de la capacidad de planeación e innovación que tengamos al realizarlos. De esta manera,  dejaremos  un gran sentido de recordación”