Registro para eventos: rápido, sencillo y profesional

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Entre los temas más cruciales en la organización de eventos están el registro y la acreditación.

El primero se refiere al proceso de inscripción de invitados a un evento (previo o durante el evento) y el segundo se refiere al proceso de verificar al invitado el día del evento y convertirlo en un asistente.

Así, se puede determinar cuántas personas asistieron vs. cuántas estaban invitadas.

Uno de los métodos más tradicionales para ambos procesos es el de llevar listas manuales o digitales (Google Drive).

Si bien es un método válido cuando son pocos asistentes, es una técnica que se queda muy corta para una masa considerable de personas (más de 50 personas).

Este método genera largas filas, descontento en los invitados y una mala imagen del evento.

Nada más estresante que estar en medio de una fila y no viviendo el evento.

Es por ello que suena tentador cualquier estrategia que pueda ayudar a reducir el tiempo que se gasta en ambos procesos.

En Peewah hemos logrado disminuir, hasta en un 50%, el tiempo dedicado el registro para eventos.

Hemos logrado realizar el ingreso de más de 1000 personas en aproximadamente 40 minutos, en uno de los eventos más grandes de Ingeniería Industrial de la ciudad de Cali, Colombia.

Si te preguntas cómo se puede lograr algo así, no te preocupes. En este artículo te contaremos cómo puedes aprovechar las últimas tecnologías para que tú y tus invitados no sientan que el registro fue un desastre.

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¿Cómo tener una mejor experiencia en tu próximo evento?

 

  • Debes ponerle las cosas fáciles a tus invitados. Deberían poder realizar su proceso de inscripción a través de un sitio web optimizado para cualquier dispositivo. Algunas plataformas como la nuestra lo generan automáticamente para ti.
  • Tu invitado debe recibir alguna confirmación de inscripción para tener la certeza de que su proceso de inscripción fue exitoso. Con una plataforma como Peewah, esa confirmación llegará automáticamente a su correo electrónico. En el mismo se encontrará un código QR que lo identificará como invitado a tu evento. Este código lo puede presentar en su dispositivo o impreso.
  • La acreditación es uno de los aspectos que más tiempo toma el día del evento. Cientos de invitados en fila esperando entrar al evento no es una buena experiencia. Para acreditar a tus invitados rápidamente, puedes usar una aplicación como Peewah Check-in (disponible para Android y iOS), con la cual escanearás los códigos de las invitados. De esta manera, tendrás en tiempo real la cantidad de personas que han ingresado al evento y evitarás que se use dos veces un mismo código.
Información de asistencia en tiempo real

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Así, se logra unificar y automatizar dos de los procesos más tediosos en la organización de eventos.

Toda la información centralizada y disponible 24/7 para ti y tu equipo de trabajo.

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¿Qué recursos requieres para realizar un buen registro para eventos?

  • Definir la cantidad de puntos de registro dependiendo de la cantidad esperada de invitados. Cada punto de registro está compuesto por una persona, una laptop y en caso de requerirse, una impresora para identificaciones/gafetes/escarapelas.
  • Un personal con un alto compromiso para resolver las inquietudes de tus invitados y ayudar a resolver cualquier inconveniente que se presente.
  • Una laptop en cada punto de registro, desde la cual se manejarán las inscripciones que se realizarán el día del evento.
  • Un smartphone para escanear los códigos QR de tus invitados, a través de nuestra aplicación móvil Peewah Check-in.
  • Una conexión a Internet dedicada exclusivamente al registro. Es importante que le aclares al personal encargado de la acreditación que el Internet del registro no debe ser usado para otros fines, así se evitarán problemas de conexión.

¿Qué tal te pareció la unificación de ambos procesos? ¿Crees que te ayudará a disminuir el tiempo de registro y acreditación en tus eventos?

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