Registro para eventos: rápido, sencillo y profesional

31 enero, 2018 - 7 minutes read

Entre los temas más cruciales en la organización de eventos están el registro y la acreditación.

El primero se refiere al proceso de inscripción de invitados a un evento (previo o durante el evento) y el segundo se refiere al proceso de verificar al invitado el día del evento y convertirlo en un asistente.

Así, se puede determinar cuántas personas asistieron vs. cuántas estaban invitadas.

Uno de los métodos más tradicionales para ambos procesos es el de llevar listas manuales o digitales (Google Drive). Si bien es un método válido cuando son pocos asistentes, es una técnica que se queda muy corta para una masa considerable de personas (más de 20 personas).

Este método genera largas filas, descontento en los invitados y una mala imagen del evento. Nada más estresante que estar en medio de una fila y no viviendo el evento.

Es por ello que suena tentador cualquier estrategia que pueda ayudar a reducir el tiempo que se gasta en ambos procesos. En Peewah hemos logrado disminuir, hasta en un 50%, el tiempo dedicado el registro para eventos.

Hemos logrado realizar el ingreso de más de 1000 personas en aproximadamente 40 minutos, en uno de los eventos más grandes de Ingeniería Industrial de la ciudad de Cali, Colombia.

Si te preguntas cómo se puede lograr algo así, no te preocupes. En este artículo te contaremos como puedes aprovechar las últimas tecnologías para que tú y tus invitados no sientan que el registro fue un desastre.

¡Con Peewah puedes recibir todos estos beneficios de forma gratuita!


¿Cómo se benefician tú y tus invitados?

  • Tus asistentes realizan su proceso de inscripción a través de un sitio web optimizado para todos los dispositivos. Este sitio web lo genera nuestra plataforma automáticamente para ti.
  • Al inscribirse en el evento satisfactoriamente les llegará, a tus invitados, un correo electrónico con la confirmación de la inscripción y un código QR que los identifica como invitados a tu evento. Este código lo pueden presentar en su dispositivo o impreso.
  • Para acreditar a tus invitados el día del evento, debes usar nuestra aplicación móvil Peewah Check-in (disponible para Android y iOS), con la cual escanearás los códigos de las personas. De esta manera, tendrás en tiempo real la cantidad de personas que han ingresado al evento y evitarás que se use dos veces un mismo código.
Información de asistencia en tiempo real

Información de asistencia en tiempo real

  • Así, logramos unificar y automatizar dos de los procesos más tediosos en la organización de eventos. Toda la información la tienes centralizada y disponible 24/7 para ti y tu equipo de trabajo.

¿Qué recursos requieres para realizar un buen registro para eventos?

  • Definir la cantidad de puntos de registro dependiendo de la cantidad esperada de invitados. Cada punto de registro está compuesto por una persona, una laptop y en caso de requerirse, una impresora para identificaciones/gafetes/escarapelas.
  • Un personal con un alto compromiso para resolver las inquietudes de tus invitados y ayudar a resolver cualquier inconveniente que se presente.
  • Una laptop en cada punto de registro, desde la cual se manejarán las inscripciones que se realizarán el día del evento.
  • Un smartphone para escanear los códigos QR de tus invitados, a través de nuestra aplicación móvil Peewah Check-in.
  • Una conexión a Internet dedicada exclusivamente al registro. Es importante que le aclares al personal encargado de la acreditación que el Internet del registro no debe ser usado para otros fines, así se evitarán problemas de conexión.

¿Cómo lo puedes probar gratis?

  1. Si no tienes una cuenta en Peewah, créala en 2 minutos en el siguiente enlace http://bit.ly/2nsaLOn
  2. Crea tu primer evento dentro de nuestra plataforma en menos de 5 minutos.
  3. Cuando ingreses al evento presiona la opción Ver sitio web. El sitio que te abrirá es el sitio web al que llegarán tus invitados para realizar la inscripción a tu evento. Posteriormente lo puedes personalizar en el menú Apariencia.
  4. Realiza la inscripción en tu evento como si fueras un invitado y revisa tu correo electrónico para verificar que te llegó la confirmación de la misma.
  5. Descarga nuestra aplicación móvil Peewah Check-in en los siguientes enlaces:
    1. Android: http://bit.ly/2EmOyYZ
    2. iPhone: https://apple.co/2BFm4qr
  6. Inicia sesión en la aplicación móvil con el mismo usuario que creaste en el paso 1. En la lista de eventos aparecerá el que acabaste de crear.
  7. Ingresa al evento y presiona el botón Check-in, apunta al código QR que recibiste en tu correo electrónico y listo. Tendrás en tu smartphone la cantidad de asistentes en tiempo real, en este caso, 1 asistente.

¿Qué tal te pareció la unificación de ambos procesos? ¿Crees que te ayudará a disminuir el tiempo de registro y acreditación en tus eventos?

Si deseas ponerte en contacto con el equipo de Peewah, escríbenos a hola@peewah.co

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