Los eventos académicos se dejan permear por la tecnología

4 octubre, 2017 - 8 minutes read

Durante los eventos académicos se discuten temas de gran relevancia para un sector, área o disciplina específica. La comunidad académica se reúne para generar espacios en donde se revelan las últimas investigaciones o proyectos que se han realizado en el mundo.

Generalmente son organizados por universidades, las cuales buscan ampliar los conocimientos de sus asistentes, generar discusiones y nuevos proyectos de investigación y mejorar su posicionamiento dentro de la comunidad académica.

En la ciudad de Cali (Colombia), la Universidad Icesi realiza eventos importantes para la región, dos de ellos son grandes referentes en sus áreas:

• El Encuentro Universitario de Ingenieros Industriales, más conocido como el EUDII, es un evento que a la fecha de hoy va por su versión número 33. En cada una de sus versiones asisten alrededor de 1500 personas y siempre se ha caracterizado por la calidad de sus conferencistas y por su juiciosa labor logística.
• Sinergia es un referente en el ámbito del Mercadeo y la Publicidad en la ciudad de Cali. Al día de hoy va en su versión número 19 y recibe más de 2000 asistentes en cada una de ellas. Ha logrado posicionarse como uno de los eventos más importantes de la región, teniendo asistentes de diferentes universidades de la ciudad.

Cuando se recibe esa gran cantidad de asistentes, se debe ser muy cuidadoso en los aspectos logísticos. Un retraso en las mesas de registro genera disgustos en los asistentes, corre la agenda del evento y al final queda un sinsabor en todos los involucrados en el evento. Es por ello, que desde el 2016, la Universidad Icesi confió en nuestra plataforma de eventos e implementó una aplicación móvil para el EUDII ( Disponible en Android y iOS ) y este año lanza por primera vez la aplicación móvil de Sinergia ( Disponible en Android y iOS ).

Gracias a estas aplicaciones, sus eventos han logrado resultados muy interesantes que queremos compartir contigo:

• Disminución de un 50% en el tiempo de ingreso a los auditorios

Anteriormente ingresar a 2000 personas a los auditorios era una tarea que tomaba alrededor de hora y media. Esto, debido a que cada persona debía pasar por la mesa de registro para asociar un código de barras y hacerle entrega de una manilla. Hoy en día las personas se inscriben a través de la app y reciben su código de barras automáticamente. De esta forma, no es necesario pasar por la mesa de registro y se ingresa directamente al auditorio.

• Disminución en el desgaste logístico de recopilación de preguntas a conferencistas

Lidiar con las preguntas siempre es un tema a considerar cuando se realiza un evento con una gran cantidad de asistentes. Anteriormente se repartían papeles a los asistentes para poder realizar las preguntas a los conferencistas. Hoy en día, las preguntas se realizan a través de la app y los moderadores reciben desde sus dispositivos móviles todas las preguntas y seleccionan cuáles de ellas debe responder el conferencista.

• Retroalimentación en tiempo real sobre la calidad del evento y de los conferencistas

Recibir retroalimentación siempre es importante y en los eventos no es una excepción. ¿Cuántas veces no hemos tenido la información suficiente para saber si nos fue bien o mal? Preguntarle a 2000 preguntas no es una opción. Es por ello, que hoy en día las personas califican a cada conferencista y varios detalles del evento a través de la app. Al finalizar el evento, los organizadores tienen a la mano la calificación exacta de cada uno de los aspectos de su evento y así, determinar qué aspectos se deben mejorar en el futuro.

• Ganancias de 2x respecto a la inversión, a través de la aplicación móvil

Para muchas personas pagar por un canal digital como una aplicación móvil es un gasto y un “nice to have”. Sin embargo, la Universidad Icesi ha sabido aprovechar todo el potencial que tiene un canal con el que puedes llegar fácilmente y de forma directa a una gran cantidad de personas. Es por ello, que después de haber hecho una inversión, ofrecieron a las marcas pautantes la posibilidad de hacer presencia de marca en la app que todos sus asistentes deben usar y no solamente recuperaron la inversión, sino que también generaron ingresos equivalentes a la cantidad invertida. ¡Una gran visión que tú también puedes aprovechar para tus eventos!

• Disminución de la inversión en material impreso

Muchos organizadores de eventos deciden realizar una inversión en material impreso para compartir la agenda de los mismos. Esto, además de ir en contra del medio ambiente, es una inversión innecesaria si tienes una app donde tus asistentes pueden estar informados en tiempo real. Es común que haya cambios en la agenda, que un conferencista cancele o que otro se agregue a último momento. Con un canal digital como una app, esta información siempre estará acorde a la realidad.

¿Y tú has sabido aprovechar los beneficios de la tecnología en tus eventos? Piensa en que debes tratar a tus asistentes, no igual, sino mejor de como te gustaría que te trataran a ti. Hazle la vida fácil, para que al final del evento solo se acuerde de los aspectos positivos del mismo, le cuente a los demás sobre tu evento y generes recompra a futuro.

Mira el testimonio del EUDII en el siguiente enlace:

 

Si quieres contactarnos para llevar a cabo tu evento te invitamos a que nos dejes tus datos en https://peewah.co/ o que nos escribas a nuestro WhatsApp  +57 3146017919 o a nuestro correo [email protected]