Los 5 errores más comunes de un Open House.
9 marzo, 2020 - 7 minutes readLas primeras impresiones son importantes, aunque algunas personas digan que no. Sí, siempre hay chance de resarcir cosas que salieron mal a la primera, pero ¿por qué no hacerlo bien desde el principio? Un Open House es la táctica de la primera impresión utilizada dentro del Marketing en Universidades. Sabemos que no es una tarea sencilla, por lo que en Peewah hemos hecho un breve listado de los errores más comunes organizándolos.
Un Open House suele salir mal cuando los asistentes: se aburren, no entienden el propósito del evento o, peor aún, cuando ni siquiera alcanzan a llegar. Este último es de los peores errores, porque todo el esfuerzo desde planeación y producción se habrá perdido. Es por esto que el primer error es:
1) No fijar un buen momento
A un Open House asisten los aspirantes con sus pares o acudientes, por eso es importante que tengas en cuenta sus tiempos. La mayoría de tus aspirantes aún están en el colegio y los padres o acudientes trabajan. No fijes una hora en la que sus actividades se puedan ver interferidas.
Una opción entre semana podría ser la noche, después de que los padres salgan de trabajar y los aspirantes estén desocupados. Sin embargo, y a pesar de que no interfieres con sus jornadas laborales y escolares, sí puedes interferir con sus momentos de descanso. El fin de semana, por ejemplo, puede ser otra buena opción, tanto padres como aspirantes estarán disponibles para atender el evento.
2) Dirigirse a solo un público
Lo anterior nos lleva al siguiente punto: tienes dos públicos. Aspirantes y acudientes, ambos tienen dudas y es normal que sean dudas que van en distintas direcciones. Los aspirantes pueden estarse preguntado sobre becas, el contenido de los programas, las actividades extracurriculares y la vida en el campus. Mientras los acudientes pueden tener duda respecto a la tase de empleabilidad, las formas de financiación, entre otras.
Este tipo de decisiones suelen tener dos decisores, procura crear espacios para que los dos públicos se sientan incluidos. El tono con el que diriges el Open House es de suma importancia. Se trata de crear un ambiente juvenil que no abandone lo formal.
Cada programa tiene su potencial y sus áreas de desempeño, esta información debe estar aterrizada para cada público. De nada sirve que convenzas a los padres pero no a los aspirantes y viceversa.
3) No tener personal suficiente o idóneo para el Open House
En este punto nos referimos al personal que cubre el evento en términos de cantidad y pertinencia. Como dijimos, todo el mundo tiene preguntas, tanto padres como acudientes, asegúrate de que el personal con el que cuentas da a vasto. Procura tener el mayor número de estudiantes voluntarios y profesores que sea posible. Que los asistentes no se vayan sin haber conversado con alguien de la universidad
Puedes evitar este inconveniente estimando el número de asistentes posibles, basándote en el histórico de los Open House anteriores. Un Software de eventos, por ejemplo, facilitaría esta gestión, pues te permitiría almacenar la información de los asistentes en semestres pasados y hasta segmentar el número de interesados que han entrado según el programa.
Por otro lado, con personal idóneo nos referimos al rol que tiene el personal que dirige el Open House dentro de la universidad. Los aspirantes querrán hablar con estudiantes universitarios y hasta con profesores, querrán escuchar sobre experiencias dentro del campus, contenido de los programas y actividades extracurriculares.
Por su parte, los padres o acudientes, querrán hablar con profesores y directivos, despejar sus dudas sobre el reglamento, apoyo financiero, mercado laboral y otras cuestiones técnicas. Esto no se desliga del punto anterior: crea espacios de conversación para ambos públicos, no hables con solo uno.
4) Relevancia de la información
¿Qué tipo de información planeas brindar? Habrán asistentes que quieren escuchar sobre las ayudas económicas, el puesto que ocupa la universidad en el ranking nacional o de las materias según el programa. Lo importante es cubrir todas las áreas que consideras pertinentes en el tiempo que dura el Open House.
Nadie quiere estar toda la sesión escuchando exclusivamente sobre el nivel de empleabilidad de los egresados si lo que le interesa es el contenido de materias. Si te resulta difícil escoger los temas a puntualizar, trata de tomar el feedback de semestres pasados para saber qué quieren escuchar tus asistentes.
No olvides utilizar gráficos e infografías para ilustrar la información. Intenta que la charla sea lo más didáctica posible
5) Un Open House NO es un monólogo.
El error más común en este tipo de eventos es dar una conferencia con espacio para un par de dudas. Los aspirantes y sus acudientes quieren ser escuchados. Involucra al público durante y después de la explicación, no temas parar la exposición si es para resolver dudas, recuerda que se trata de una conversación.
Si las dudas se extienden, genera un canal de comunicación con ellos, bien sea digital o en las oficinas de la universidad durante otro horario. El trato oportuno y personalizado garantizará el éxito de tu evento.
