Las 5 herramientas que no te pueden faltar si eres un buen organizador de eventos
25 abril, 2016 - 5 minutes readPara que tu evento sea un éxito se necesita mas que buena música y mucha comida, también debe ser organizado, bien planeado y ejecutado. Estas herramientas que aquí nombramos te harán tener el as bajo la manga; menos estrés, mejores resultados.
- Celular
Hoy por hoy el teléfono móvil es nuestro reloj, alarma, cámara, cuaderno de notas, calculadora, el amigo que todo lo sabe (Google) y hasta para llamar sirve. Es una herramienta multiusos y por eso sufrimos tanto cuando se descarga. Un Smartphone con minutos, con datos y hasta con un power bank para las largas horas de uso, será la primer herramienta sin la cual no podrás salir de casa.
- Software para eventos
Hoy por hoy y gracias a los avances tecnológicos se puede tener un asistente virtual para tus eventos. Este Sistema de Gestión será como tu mano derecha y te ayudará a controlar a tu equipo y designarles actividades, llevar el presupuesto, generar reportes y será de gran apoyo con los asistentes porque te permite comunicarte con ellos y notificarles cambios en la programación, promoción constante y hasta preguntarles cómo les pareció el evento, retroalimentación que será vital para ti.
- Contactos
Por allí dicen que todo se mueve por contactos, y no nos referimos a la rosca, hablamos de las relaciones públicas. Conocer al inversionista adecuado, a tal persona en los medios, al empresario con el que te puedas asociar para fines determinados, los mejores proveedores… Todo será fácil si ya dominas el mercado y sabes quienes son tus mejores opciones en cuanto a calidad y precio, pero será aún más fácil si ellos te conocen a ti y tienen buena relación (empatía). El mundo es de las relaciones y tener amigos en todas partes te abrirá puertas, por algo dicen que es mejor tener amigos que plata.
- El equipo
El recurso humano siempre será lo más importante. Escoge muy bien tu equipo, necesitas gente comprometida y responsable con su labor en cada una de los oficios, que tenga la mejor disposición y una gran sonrisa para tu público, esa será la primera impresión que ellos tendrán de tu evento.
Habrá labores donde es mejor no escatimar en gastos y pensar que tú mismo podrías hacerlo. Tales como el Abogado; el hacer la parte legal inadecuadamente puede traerte serios problemas y hasta el fracaso de tu evento. El Diseñador; no cualquiera que tenga el programa instalado en su computador puede hacerte un diseño, no, el logo y toda la publicidad visual que realices serán tu imagen y hará que este se vea como algo muy pro o como algo chabacán. El ahorro puede salirte más caro, contrata a profesionales en cada una de las áreas donde necesites.
- Orden
Seguramente de todas formas llevarás tu evento a cabo seas organizado o no pero te gastarás más dinero, tus proveedores y empleados no querrán volver a trabajar contigo y será más estresante para ti de lo que hubiera podido ser. Planifica y realiza cada una de las funciones con tiempo, delega en tu equipo y “sácale la leche” a la tecnología con los EMS (software para organizar eventos) que te serán de gran ayuda para este fin.
El equipo, los contactos, el celular y la tecnología, elementos vitales en la organización de tu evento, tenerlos en cuenta te facilitarán la vida e incrementarán tus opciones de éxito.