La importancia del feedback en la organización de eventos

25 abril, 2016 - 6 minutes read

El evento para ti no se acaba cuando el último de tus asistentes se ha ido.

Si quieres mejorar en futuros eventos debes analizar lo que sucedió y tomar las medidas correctivas para futuros eventos.

Una plataforma como Peewah te permitirá obtener y analizar los resultados finales como los porcentajes de asistencia y el tiempo de check-in entre una y otra persona.

Debes contrastar estos resultados con la meta esperada y tomar decisiones correctivas para tus próximos eventos.

Es importante que realices una retroalimentación con todo el equipo organizador y que lo dejes documentado para tu próximo evento.

¿Qué hacer para tener un buen feedback de tu evento?

1. Analiza la relación entre tus expectativas y la realidad

Es muy importante que en la planeación de tu evento te hayas planteado objetivos y métricas.

Esto te facilitará mucho la etapa de feedback, pues podrás analizar el éxito de tu evento tanto cuantitativamente como cualitativamente.

De no ser así, podrás asumir que te fue bien o mal de acuerdo a tu percepción.

Una vez realices la comparación de lo obtenido con lo esperado, deberás identificar cuáles fueron los factores que causaron los buenos y malos resultados.

Documenta esto para que en tus próximos eventos esto sea tenido en cuenta.

2. Realiza un sesión de feedback con tu equipo de trabajo

Ningún equipo después de trabajar juntos en un evento debería decirse adiós sin una sesión de feedback.

Una sesión de esta no debe ser tomada a nivel personal.

No es un espacio para traer a colación o generar enemistades ni para justificarse de lo que no se hizo.

Debe hacerse de forma honesta y respetuosa para mejorar profesionalmente, personalmente y como equipo; aún más si la intención es volver a trabajar juntos.

Tu equipo te dará mucha información para identificar distintas percepciones y perspectivas sobre los resultados de tu evento.

3. Deja la puerta abierta con tus proveedores e inversionistas

Es esencial identificar la percepción de tus proveedores e inversionistas.

Además de darte más perspectivas sobre tu trabajo, te permitirá mantener una buena relación con ellos.

Debes tener una conversación honesta, concisa y directa.

Pregúntales cómo les pareció, cómo se sintieron y si tienen alguna critica constructiva.

Si el evento fue exitoso en términos generales, pregúntales si les gustaría trabajar de nuevo contigo.

Si no lo fue, espera a que se calmen los ánimos y prepara más esta conversación con ellos.

4. Analiza la satisfacción de tus asistentes

Si organizas otro evento, ¿volverían?

Si esta respuesta es afirmativa tienes ya un público objetivo interesante para tu próximo evento (recompra).

Si no es así, debes entrar un poco más en detalle en su respuesta para analizar cuáles fueron esos factores que generaron un descontento.

En un evento los asistentes son los actores más importantes

Recuerda que la técnica más efectiva de venta es el voz a voz, así que nada mejor a que hablen bien de ti.

Dependiendo de las características de tu evento te interesará conocer algunas cosas:

  • ¿El lugar del evento te pareció adecuado?
  • ¿La agenda académica cumplió tus expectativas?
  • ¿La logística del evento fue eficiente y ordenada?
  • ¿Estableciste algún contacto interesante en el evento?
  • ¿El horario elegido fue conveniente para ti?
  • Entre otras.
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¿Cómo recibir feedback de tus asistentes?

Una plataforma de eventos como Peewah es la mano derecha que te ayuda a organizar y controlar todos los aspectos más importantes de tu evento.

Teniendo los datos de los asistentes reales, es posible lanzar una encuesta de satisfacción a través de diferentes canales como el correo electrónico y los mensajes de texto.

¿Cómo lograr una buena cantidad de respuesta en tu encuesta?

Ofrece un descuento en el próximo evento a quienes contesten la encuesta.

Además de ayudarte a recibir feedback, te asegurará un primera base de clientes para tu siguiente evento.

Seguro que después de la realización del primer evento y un feedback oportuno, cometerás menos errores y quedarás listo y motivado en una próxima ocasión.