¿Cómo optimizar tu registro de eventos?

1 marzo, 2020 - 8 minutes read

Debes prestar atención a las recomendaciones que tenemos para tu registro de eventos.

El registro es uno de los temas más importantes y más complejos a la hora de organizar un evento, sin importar su tamaño.

Una mala planeación o ejecución en el registro del evento puede destruir todo lo que planeaste durante meses.

En Peewah creamos un quiz con el cual, en menos de 5 minutos, puedes descubrir si estás cometiendo alguno de los errores más comunes en el registro de eventos.

Antes de leer, te recomendamos hacer el quiz y encontrar en cuáles de los 4 pilares de registro de eventos debes mejorar. 

¡A la hora de organizar un evento y registrar a las personas, no hay tiempo ni espacio para cometer errores!

En este artículo vamos a enseñarte los 4 puntos clave que debes tener en cuenta para optimizar el proceso de registro en tu próximo evento.

Planeación de un registro de eventos

El primer punto clave de un registro exitoso, es la etapa de planeación, según tus resultados del quiz este es un criterio que debes fortalecer.

Para mejorar, debes contar con una herramienta que te ayude medir la magnitud de tus eventos. Si es un evento que no hayas hecho antes, la mejor opción es medir el interés de la gente que quieres invitar con una campaña de expectativa. Cuando es un evento con el que tienes más experiencia, tienes que calcularlo a través de datos de eventos pasados. 

También, recuerda tener herramientas de apoyo para tener hasta el más mínimo detalle bajo tu control, la mayoría de organizadores con buenos procesos de registro cuentan con un Checklist a la mano.

Promoción de eventos

Tienes varias oportunidades de mejora en el segundo punto clave de un registro exitoso que es la etapa de  promoción de eventos.

Ten en cuenta que hay muchas formas de hacerlo de manera adecuada, como catálogos, pendones, revistas, periódico local, o mediante el voz a voz, aún así hoy en día, para promover un evento, debes hacer uso de herramientas de marketing digital. 

Ahora bien, usar sólo una empresa de boletería tradicional, taquillas, llevar listas manuales o digitales (Google Forms), o que te dejen los datos por WhatsApp no va a ser 100% eficiente para la inscripción del público a tu evento. Debes ponerle las cosas fáciles a tus invitados y a la logística del evento con un sitio web de registro o un software para eventos.

Recomendamos que tengas una campaña en redes sociales que lleve gente a tu sitio web de registro. Si no estás teniendo buenos resultados, es porque debes segmentar mejor a tu público objetivo, esto lo veremos más adelante. 

Cuando vayas a promocionar tu evento tienes que conocer a quién te diriges, si no tienes una forma de hacerlo perderás tiempo y dinero en campañas que no te traerán los resultados esperados. 

Para identificar a tu público objetivo, te recomendamos crear audiencias basadas en asistentes a otros de tus eventos o buscar personas que hayan participado en eventos similares. Una vez hayas creado diferentes tipos de audiencias para tus eventos, será más fácil promocionar tu próximo evento.

Logística de eventos

El tercer punto clave es la logística para eventos, si no haces control de acceso, y usas una lista física de invitados o un documento de Google Docs o Microsoft Excel, ¡le puedes estar haciendo daño a tu evento!

Estos métodos generan largas filas, descontento en los invitados y una mala imagen del evento. 

Con nuestra experiencia nos hemos dado cuenta de que si tienes largas filas en tu evento, tienes un problema. No hay nada más estresante que estar en medio de una fila, y no viviendo el evento. Para solucionar esto, cualquier estrategia que pueda ayudar a reducir el tiempo que se gasta en este proceso, suena tentadora. Y, para hacer más rápido el proceso de registro y reducir las filas a tus eventos, es ideal un buen software de organización de eventos que incluya una función de Check-in. 

Medición de resultados de registro de eventos

Por último, ten en cuenta la medición de resultados de tus eventos. Sabemos que no conocer el número de asistentes a tu evento o hacerlo a través de una estimación visual, son cosas del pasado y aunque funcionan en ciertas ocasiones, lo mejor es actualizar todo. Hoy en día, debes conocer el número de asistentes presente para saber si vale la pena repetir este tipo de evento o si debes optimizar algo en cuanto a la promoción. 

Contar con una aplicación de check-in que te dé el dato exacto de asistentes como la de Peewah, puede ahorrarte mucho tiempo a la hora de hacer un reporte sobre el evento.

Olvídate de conocer la asistencia real de tu evento en un plazo de 1 a 30 días hábiles o más, la asistencia real de tu evento se tiene que obtener en tiempo real para que sepas al final del evento si debes mejorar algunos aspectos o si fue un rotundo éxito.

Finalmente, el no tener presente la tasa de asistencia a tu evento o tener una tasa de asistencia de entre el 2% y el 49%, no es razón para decepcionarse, al contrario, con nuestras recomendaciones sobre estos puntos claves, tu próximo evento será increíble. 

Revisa todos los puntos anteriores en tu próximo evento y mídete constantemente para saber qué te funciona y qué debes dejar a un lado.