4 claves para tener un registro de eventos exitoso

27 febrero, 2020 - 7 minutes read

 

Descubre algunos secretos que te permitirán tener un registro de eventos exitoso.

Si aún no lo has hecho, responde este quiz de 5 minutos y verifica si estás cometiendo alguno de los errores más comunes en el registro de eventos.

En este artículo te vamos a revelar los 4 secretos que debes tener en cuenta para conseguir un proceso de registro 100% efectivo en tu próximo evento.

Planeación de un registro de eventos

 

El primer secreto para tener un registro exitoso es realizar una planeación de eventos detallada y con datos reales.

Uno de los aspectos más importantes es poder tener una herramienta para poder medir el tamaño de tus eventos. Si el evento lo has organizado previamente, debes calcularlo a través de datos de eventos pasados. En caso de que no es fundamental realizar una campaña de expectativa que te permita medir el interés.

Adicionalmente, debes hacer uso de herramientas estándar como lo es un Checklist, una herramienta sencilla pero fundamental para que no se te escape ningún detalle en la ejecución de tu evento.

 

Promoción de eventos

 

El segundo secreto está en  la promoción de eventos.

Aunque hay muchas formas de promocionar tu evento como catálogos, pendones, revistas, periódico local o mediante el voz a voz, hoy en día para promover un evento debes hacer uso de herramientas de marketing digital.

Debes ponerle las cosas fáciles a tus invitados y a tu equipo con un sitio web de registro o un software de organización de eventos. 

Usar herramientas de formularios web como Google Forms o que te dejen los datos por WhatsApp no va a ser 100% eficiente ni confiable. La primera opción no garantiza que puedas tener control sobre quién puede acceder a los datos y la segunda opción va a generar una gran carga operativa para tu equipo.

Una campaña en redes sociales que lleve gente a tu sitio web de registro es fundamental, si no estás obteniendo los resultados esperados debes revisar tu segmentación. Si solamente usas variables demográficas como edad, sexo, ubicación, entre otros; es un buen inicio pero puedes ir un poco más allá.

Te recomendamos crear audiencias basadas en asistentes a otros de tus eventos o buscar personas que hayan participado en eventos similares para que tus campañas puedan ser más efectivas. Una vez hayas creado diferentes tipos de audiencias para tus eventos será más fácil promocionar tus próximos eventos.

 

Logística de registro de eventos

 

El tercer secreto consiste en realizar una buena logística de eventos. Tal vez uno de los temas que genera mayor malestar en los eventos son las filas interminables.

Esto generalmente se debe a una mala planeación o ejecución del evento. Si no realizas control de acceso, usas una lista física de invitados o un documento de Google Forms o Microsoft Excel, ¡le estás haciendo daño a tu evento! Estos métodos generan largas filas, descontento en los invitados y una mala imagen del evento.

Con nuestra experiencia en más de 2.000 eventos nos hemos dado cuenta de que si tienes largas filas en tu evento, puede haber varias oportunidades de mejora. 

No hay nada más estresante para un asistente que estar en medio de una fila y no viviendo el evento. Para solucionar esto, cualquier estrategia que pueda ayudar a reducir el tiempo que se gasta en este proceso, suena tentadora. 

Un buen software para eventos como Peewah incluye una función de Check-in que hará más rápido el proceso de registro y reducirá las filas en tus eventos.

 

Medición de resultados de un evento

 

El cuarto y último secreto es la medición de resultados de tus eventos

Contar el número de boletas entregadas en la puerta de tu evento o usar un clicker es cosa del pasado. Hoy en día debes tener este dato presente lo más rápido posible para saber si vale la pena repetir ese tipo de evento o si debes mejorar algo en la promoción.

Peewah cuenta con una aplicación de Check-in que te entrega el dato exacto en tiempo real y que te permitirá no solo tener información de tickets, sino también de personas.

Con plataformas como Peewah puedes olvidarte de obtener la asistencia real de tu evento en un plazo de 1 a 24 horas, la asistencia real de tu evento se debe obtener en tiempo real para que puedas adaptarte rápidamente a las diferentes situaciones que se pueden presentar.

Finalmente, una tasa de asistencia entre el 50% y 100%, es una razón para celebrar. Intenta mantenerte en este rango para que la gente sepa que haces eventos increíbles. 

Revisa todos los puntos anteriores en tu próximo evento y mídete constantemente para saber que te funciona y qué debes dejar a un lado.

 

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