Las 5 herramientas que no te pueden faltar si eres un buen organizador de eventos

25 abril, 2016 - 5 minutes read

Para que tu evento sea un éxito se necesita mas que buena música y mucha comida, también debe ser organizado, bien planeado y ejecutado. Estas herramientas que aquí nombramos te harán tener el as bajo la manga; menos estrés, mejores resultados.

  1. Celular

Hoy por hoy el teléfono móvil es nuestro reloj, alarma, cámara, cuaderno de notas, calculadora, el amigo que todo lo sabe (Google) y hasta para llamar sirve. Es una herramienta multiusos y por eso sufrimos tanto cuando se descarga. Un Smartphone con minutos, con datos y hasta con un power bank para las largas horas de uso, será la primer herramienta sin la cual no podrás salir de casa.

  1. Software para eventos

Hoy por hoy y gracias a los avances tecnológicos se puede tener un asistente virtual para tus eventos. Este Sistema de Gestión será como tu mano derecha y te ayudará a controlar a tu equipo y designarles actividades, llevar el presupuesto, generar reportes y será de gran apoyo con los asistentes porque te permite comunicarte con ellos y notificarles cambios en la programación, promoción constante y hasta preguntarles cómo les pareció el evento, retroalimentación que será vital para ti.

  1. Contactos

Por allí dicen que todo se mueve por contactos, y no nos referimos a la rosca, hablamos de las relaciones públicas. Conocer al inversionista adecuado, a tal persona en los medios, al empresario con el que te puedas asociar para fines determinados, los mejores proveedores… Todo será fácil si ya dominas el mercado y sabes quienes son tus mejores opciones en cuanto a calidad y precio, pero será aún más fácil si ellos te conocen a ti y tienen buena relación (empatía). El mundo es de las relaciones y tener amigos en todas partes te abrirá puertas, por algo dicen que es mejor tener amigos que plata.

  1. El equipo

El recurso humano siempre será lo más importante. Escoge muy bien tu equipo, necesitas gente comprometida y responsable con su labor en cada una de los oficios, que tenga la mejor disposición y una gran sonrisa para tu público, esa será la primera impresión que ellos tendrán de tu evento.

Habrá labores donde es mejor no escatimar en gastos y pensar que tú mismo podrías hacerlo. Tales como el Abogado; el hacer la parte legal inadecuadamente puede traerte serios problemas y hasta el fracaso de tu evento. El Diseñador; no cualquiera que tenga el programa instalado en su computador puede hacerte un diseño, no, el logo y toda la publicidad visual que realices serán tu imagen y hará que este se vea como algo muy pro o como algo chabacán. El ahorro puede salirte más caro, contrata a profesionales en cada una de las áreas donde necesites.

  1. Orden

Seguramente de todas formas llevarás tu evento a cabo seas organizado o no pero te gastarás más dinero, tus proveedores y empleados no querrán volver a trabajar contigo y será más estresante para ti de lo que hubiera podido ser. Planifica y realiza cada una de las funciones con tiempo, delega en tu equipo y “sácale la leche” a la tecnología con los EMS (software para organizar eventos) que te serán de gran ayuda para este fin.

El equipo, los contactos, el celular y la tecnología, elementos vitales en la organización de tu evento, tenerlos en cuenta te facilitarán la vida e incrementarán tus opciones de éxito.