Cómo crear tu propio evento

25 abril, 2016 - 7 minutes read

Tal vez te has dado cuenta que organizar un evento es una opción interesante para ti o para tu negocio.

Es arriesgado, lo sabes, pero también sabes que a mayor riesgo mayor posibilidad de beneficio.

Así que te decides a aventurarte.

Una fiesta temática, electrónica o tal vez entrar en el negocio de los espectáculos artísticos; traer un cantante, un deejay, un festival de vida saludable, un circo o quizás un picnic.

O tal vez tu tema sea académico o profesional y tu reto organizar un seminario, congreso, simposio en un tema especializado.

Para cualquiera de los casos estos pasos te ayudarán a organizar un mejor evento y así tener más probabilidades de éxito.

  1. Planeación y presupuesto

Lo primero es tener claridad en qué consiste el evento, a quién va dirigido, cuánto te vas a gastar, cuánto esperas obtener para luego elaborar una lista detallada con costos, los pasos a seguir con fecha y cada uno de los responsables de cada labor.

Ten un plan B y C; siempre habrá imprevistos y estos generalmente representan dinero pero entre mas organizada estés, mejores resultados vas a obtener.

  1. Comienza la logística: disponibilidad, cotizaciones y permisos

Pide las cotizaciones necesarias para tener la certeza de los costos, mantén un margen de error.

Este es el momento de verificar que el lugar y los artistas que quieres están disponible, de concertar fechas, de saber que los precios están dentro de tu presupuesto y de tramitar a tiempo los permisos necesarios (policía, cruz roja, uso de la música, etc) y así poder asegurar lo fundamental para ese día, paso a priori e indispensable para que cualquier inversionista encuentre en tu evento un tema serio en que invertir.

  1. Financiación

Ten muy claro tu modelo de negocio; cuánto pones, cuánto sacas, cómo lo vas a financiar y quienes pueden ser estos inversionistas según lo que vayas a organizar y el target.

Contrata a un profesional del diseño para que haga la imagen de tu evento y de la información que enviarás a inversionistas; recuerda que esa será la primera impresión.

Fija los precios de las entradas según costos, inversión, modelo de negocios y precios del mercado.

  1. Divulgación

Para este momento ya tienes clara la fecha, el lugar, los números y en términos generales, el programa para ese día.

Ya puedes salir a contarlo a los medios, a tu público y a todo el que en general te interese que lo sepa.

Para esto será necesario que generes una estrategia organizada y dividida en el tiempo de cada uno de las acciones, medios, mensaje y momento oportuno para dar a conocer tu evento; campañas de expectativa, actividades en el lugar donde está tu público, concursos, visitas a medios, entre otras.

Hoy en día la tecnología es de gran ayuda en todos los procesos y en la divulgación de eventos no es una excepción.

Apóyate de campañas digitales para la difusión.

Compleméntalo con un sitio web desde el cual puedas recibir inscripciones y vender tus entradas.

Una plataforma como Peewah generará esto para ti rápidamente.

  1. Ejecución

Ahora ya todo tiene forma y es un hecho; ya tienes el dinero, la imagen, ya comenzaste la publicidad y ya estás en la preventa.

Aquí consigues a quienes trabajarán en tu evento incluyendo la seguridad que la ciudad te exija, realizarás los contratos pertinentes con artistas y contratarás a tus proveedores.

Las cláusulas serán importante para asegurar su cumplimiento, asesórate con un profesional para esto.

El evento ya está organizado, en marcha y ahora lo que importa es avanzar.

  1. Montaje

Se viene el día D; la divulgación, los preparativos y logística están en marcha, las entradas se están vendiendo, los imprevistos nunca faltan, todo va surgiendo y se va solucionando.

Comienza el montaje pero gracias a la buena planeación y al buen uso de las herramientas tecnológicas, ya saben exactamente cómo y dónde organizar todo y la función de cada integrante del equipo.

  1. Día D

¡Y llegó el gran día!, llegan muy temprano y acaban de montar según lo planeado, cada uno a su sitio.

Comienza a llegar la gente, canta el artista, imprevistos que nunca faltan pero tienes a tu equipo organizado y logran solucionar rápidamente.

  1. Desmontaje y retroalimentación

Sabemos que estás cansado pero aún hay cosas por entregar, limpiar, re organizar, contar el dinero y luego sacar conclusiones acerca del proceso; qué volverías a hacer igual, que definitivamente no, qué aprendiste, cómo lo harías la próxima vez.

Esta retroalimentación puedes hacerla, no sólo con tu equipo, si no también con los asistentes.

¿Parece complicado?, en la práctica será divertido y te dejará grandes satisfacciones, anímate a hacerlo realidad.